Mit dem Launch neuer Tools ist die Arbeit noch nicht erledigt. (c) Thinkstock/manopjk
Mit dem Launch neuer Tools ist die Arbeit noch nicht erledigt. (c) Thinkstock/manopjk
Interne Kommunikation

Wie man einen digitalen Arbeitsplatz einführt

Das Schlagwort „digitale Transformation“ bedeutet für Mitarbeiter vor allem eines: die Gewöhnung an neue Tools und neue Prozesse. Für die Veränderungen, die ein digitaler Arbeitsplatz mit sich bringt, wappnet ein integriertes Konzept.
Thomas Bernhardt

Es gleicht weniger einem „Sprint“ als vielmehr einem „Marathon“: Die Einführung eines sogenannten digitalen Arbeitsplatzes im Unternehmen ist ein langfristiges Projekt. Ein Starttermin ist nicht gleichbedeutend damit, dass an diesem Tag alles erledigt ist und letztlich nur dieser vorbereitet werden muss.

Der digitale Arbeitsplatz besteht in der Regel aus verschiedenen Anwendungen, die dem Nutzer unterschiedliche Möglichkeiten bieten, um die tägliche Arbeit effizient zu erledigen. Von einer erfolgreichen Einführung kann gesprochen werden, wenn eine weitreichende Durchdringung, also Adoption, der einzuführenden Werkzeuge im Arbeitsalltag aller Mitarbeiter stattgefunden hat.

Der Dreiklang erfolgreicher Adoption

Grundsätzlich gilt es, die unterschiedlichen Aspekte der Einführung zu bedenken. Trainings- und Kommunikationsmaßnahmen sind als einzelne unabhängige Maßnahmen nicht so effizient wie konkret miteinander verknüpft – andernfalls droht eine Verpuffung des Nutzens und Wirkens.

Die größten Gegner für Veränderung sind unsere täglichen Verhaltensmuster. Daher ist es riskant, mit vorschnellen Erwartungen an den Change heranzugehen. Veränderung vollzieht sich Schritt für Schritt und verlangt nachhaltiges Engagement.

Für eine erfolgreiche Adoption ist es daher erforderlich, gezielt Maßnahmen aufeinander abzustimmen und zu planen, die eine Einheit aus drei Kernaspekten bilden sollten:

1. Kommunikation
Neuigkeiten und Angebote hinsichtlich von Training und Begleitung rund um die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes werden mitgeteilt. Wichtiger Faktor ist, dies motivierend auf diversen Kanälen zum Mitarbeiter zu transportieren.

2. Training
Die ersten Schritte sollen dem Mitarbeiter möglichst einfach zugänglich gemacht werden. Dazu zählt neben der Bedienung des Werkzeugs auch die Erkenntnis des Mehrwerts für den Nutzer.

3. Begleitung
Da es im Training normalerweise nicht möglich ist, ein Werkzeug in aller Komplexität zu erläutern und es auch nur eine Momentaufnahme darstellen kann, sollte eine Begleitung eingeplant werden, in der alltägliche Fragen und interessante Vertiefungen je nach Bedarf über einen längeren Zeitraum geklärt werden können.

Die Hauptaufgabe der Kommunikation besteht also darin, das Interesse zu wecken (Stufe eins: „Kennen“). Die Trainingsmaßnahmen sollten die erste Bedienung ermöglichen (Stufe zwei: „Können“). Die dahinterliegenden begleitenden Maßnahmen fördern dann weitere Wissensvermittlung und -austausch bis hin zur Nutzung der Werkzeuge des digitalen Arbeitsplatzes im eigenen Arbeitsalltag (Stufe drei: „Wollen“).

Über alle Stufen hinweg sollte sichergestellt werden, dass gerade die Kommunikation keine einmalige Aktion darstellt, sondern kontinuierlich informiert und stets motiviert. Nur so bleibt der angestrebte Wandel im Kopf und hilft nachhaltig, das „Daily Pattern“-Monster zu besiegen.

Workplace Learning – Lernen am Digitalen Arbeitsplatz

Eine häufige Antwort auf die zweite Stufe („Können“) sind standardisierte Trainingsangebote in Form von webbasierten Schulungen oder kostspielige Präsenzseminare, in denen den Mitarbeitern die allgemeine Nutzung der neuen Werkzeuge nahegebracht werden. Kurzfristige Effekte können hiermit sicher erzielt werden, spätestens aber in der konkreten Arbeitssituation ist das Wissen nicht mehr verfügbar und der Mitarbeiter greift letztlich wieder auf den Kollegen als Ressource zurück.

Besser ist es, die sogenannte 70:20:10-Formel anzuwenden. Diese entstammt dem Themenbereich Corporate Learning und bezeichnet eine Form des Lernens am Arbeitsplatz. Auch Schulungen spielen hier eine Rolle – aber nur eine kleine: Gerade einmal zehn Prozent des Lernprozesses werden für Trainingseinheiten aufgewendet. 20 Prozent werden dem Austausch mit den Kollegen gewidmet. Den größten Anteil – 70 Prozent – machen das „On-the-Job“-Lernen oder auch als Workplace Learning bezeichnete Lernen aus. Hierbei eignen sich Mitarbeiter bewusst oder unbewusst Wissen unmittelbar bei der Arbeit an.

Neue Methoden sind gefragt

Paradoxerweise denken Unternehmen bei der Einführung eines modernen Arbeitsplatzes immer noch zuerst an klassische Trainings, wenn es darum geht, Wissen zu vermitteln. Neue Möglichkeiten des Lernens werden gar nicht oder nur begrenzt genutzt. Stattdessen sollte gerade für eine erfolgreiche Adoption digitaler Werkzeuge gezielt auf neue Lernformen gesetzt werden, die beispielsweise direkt den Austausch im digitalen Arbeitsplatz nutzen und fördern.

Hierzu zählen neben den bereits seit einigen Jahren bekannten Formaten wie „Massive Open Online Courses“ auch das Format des „Working out loud“ (WOL) von John Stepper, bei dem gezielt die Nutzung von beispielsweise Enterprise-Social-Networking-Lösungen geübt und verinnerlicht wird. Die Teilnehmenden lernen zusammen, von und mit einem kleinen Team, netzwerkbasiert, sichtbar und transparent zu kollaborieren. Das zentrale Ziel ist es, ein Mindset und eine neue Art der Kollaboration zu kreieren, die mit traditionellen Verhaltensweisen bricht und die digitale Kultur fördert.

Mit Formaten wie dem MOOC eint diese Methode, dass sie dort verfügbar ist, wo Lernen am ehesten stattfindet: am (digitalen) Arbeitsplatz selbst. In Kombination mit entsprechenden Kommunikations- und Begleitungsmaßnahmen kann die Adoption des digitalen Arbeitsplatzes so erfolgreich gestaltet werden.

 

 
 

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Kommentare

Ein sehr spannender Ansatz. Nach der Lektüre denke ich, dass die Einführung eines digitalen Arbeitsplatzes ein Prozess ist und nicht eine einmalige Aufgabe oder Maßnahme. Durch stetiges Lernen und Trainieren wird das Wollen des Mitarbeiters gefördert, da er neue Potentiale und Möglichkeiten des Arbeitsplatzes nutzen will, um seine eigene Leistung zu verbessern. Als Nebeneffekt steigt die Effizienz der Arbeit und die Produktivität. So habe es zumindest bei mir festgestellt, als wir einen neue IP Telefonanlage eingeführt habe. (Der Link wurde entfernt - die Redaktion) Durch tägliches Training on the Job wurde mein Ehrgeiz geweckt, meinen Workflow zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Dieser Prozess ist bei mir denke ich noch nicht abgeschlossen. Denn die Zusammenarbeit mit den Kollegen kann noch verbessert werden, hier hilft gegenseitiges Coaching und Training sehr viel, um im Endeffekt als Team besser zu werden.


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