Ob ein Event gelingt, hängt von vielen Faktoren ab. (c) GettyImages/mariakraynova
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Event-PR

Wie man ein Presse-Event in den Sand setzt

Klar, Gast war jeder von uns schon oft. Und Feiern haben wir selbst viele veranstaltet. Aber kennen Sie auch diese Fehler, die den Erfolg einer PR-Veranstaltung gefährden?
Nikolaus Körner

1. Falsches Raumkonzept

Der direkte Austausch zwischen Menschen ist das, was ein Event ausmacht. Allein, dass eine (große) Anzahl von (gleichgesinnten) Menschen zusammenkommt, schafft einen besonderen Rahmen. Doch damit das funktioniert, darf die Eventfläche nicht zu weitläufig sein. Hüten Sie sich davor, zu viele unterschiedliche Bereiche zu schaffen. Sorgen Sie in jedem Fall dafür, dass die Gäste sich sehen und begegnen. Gleichzeitig sollten Sie den unterschiedlichen Kommunikationsformen den entsprechenden Platz bieten. Das Get-together vor und nach der eigentlichen Präsentation oder Diskussion ist ein wichtiges Element für Ihren Erfolg – und das erfordert Raum.

2. Zu unpersönlich

Austausch entsteht, wenn sich Menschen vertraut sind. Dieses Vertrauen sollten Sie fördern: eine persönliche Begrüßung, Personal, das die Gäste einander vorstellt und Gespräche in Gang bringt. Den Erfolg der Veranstaltung beurteilt jeder Gast individuell für sich. Und da zählt eben nicht nur, welche Botschaft von der Bühne ausgesendet wurde, sondern auch der individuelle Mehrwert der Veranstaltung – meist sind das die persönlichen Begegnungen. Simpel, aber effektiv: Namensschilder sind – gerade bei einer größeren Anzahl von Gästen – wichtige Hilfsmittel.

3. Durchs Programm hetzen

Geben Sie Kommunikation und Interaktion zwischen den Gästen auch zeitlich ausreichend Platz. Natürlich versuchen Sie, möglichst viele Inhalte über direkte Präsentation, Reden oder Podiumsdiskussionen zu vermitteln. Aber der Austausch über das Gehörte ist ein wichtiger Faktor, damit Ihre Botschaften nachhaltig wirken. Dieser muss im Zeitablauf berücksichtigt werden. Vielleicht kleiden Sie Ihre nächste Presseveranstaltung in einen abwechslungsreichen Mix aus Catering, Information und Unterhaltung und bauen so Ihr Thema zu einem Erlebnis aus, das alle Sinne anspricht.

4. Monotonie

Gestalten Sie den Zeitablauf abwechslungsreich. Kombinieren Sie verschiedene Präsentationsformen und geben Sie genügend Zeit, sich über das Gehörte auszutauschen. Videoclips oder Künstleraktionen lockern auf und setzen gedankliche Markierungspunkte, damit eine Unterscheidung im Kopf erleichtert wird. Animierte Bilder zu einer kraftvollen Musik als Hinführung zu einem Thema sind genauso geeignet wie beispielsweise eine futuristische LED-Show, die ein Zukunftsthema einläutet. Berücksichtigen Sie außerdem die massive Veränderung der medialen Gewohnheiten in den vergangenen Jahren. Daraus resultiert eine starke Reduktion der Aufmerksamkeitsintervalle. Die Gäste mögen sich still verhalten, sind aber mehr mit ihrem Smartphone als mit der Präsentation auf der Bühne beschäftigt.

5. Falsche Signale

Unser Gehirn ist von Natur aus darauf ausgerichtet, Sachverhalte schnell in bekannte Kategorien einzuordnen. Das ist Teil unseres evolutionären Erbes. Nur wenn Sie die Schubladen im Kopf Ihrer Gäste kennen, kann die korrekte Einordnung von Informationen gelingen. Nehmen Sie als Beispiel den Begriff der „Chance“, der ganz unterschiedlich interpretiert wird. Menschen, die in ihrem Leben an Herausforderungen eher gescheitert sind, verbinden diesen Begriff mit ganz anderen Emotionen als Menschen (zum Beispiel Führungskräfte), die Chancen nutzen konnten. Planen Sie Podiumsgespräche aus dem Bedarf Ihrer Gäste heraus und hinterfragen Sie, wie Themen bei ihnen ankommen.

6. Effekthascherei

Emotionen sind ein wesentlicher Baustein, um hohe Bewertungen im Kopf von Gästen zu erzielen. Doch die größten „Aahs“ und „Oohs“ eines Events verpuffen oder bleiben eine isolierte Erinnerung, wenn sie nicht auf die Botschaft einzahlen. Zielführender ist es, ganz am Anfang der Planung die wichtigsten kommunikativen Kategorien – wir nennen sie Leitmotionen – festzulegen. Beispielsweise „Aufbruch“, „Zukunft“ oder „Gemeinschaft“. Diese Leitmotionen spiegeln sich dann in allen Bestandteilen des Events wider: Aufbruch und Zukunft könnte man mit moderner Bestuhlung (Hightables und Barhocker), einem Farbspektrum in Blau und Silber sowie einem Flying Buffet unterstreichen. Gemeinschaft und Vertrauen kommunizieren Sie eher über eine klassische Bestuhlung mit runden Tischen und Hussen, einem Farbspektrum von Orange-, Rot- und Gelb-Tönen sowie einem klassischen Buffet.

Durch diese Zielorientierung wird die Planung deutlich vereinfacht und die Veranstaltung als durchgängig inszenierte Botschaft nachhaltig erlebbar. Dabei ist weniger oft mehr.

Das Erfolgsgeheimnis: Nähe schaffen und Mühe geben

Auf den Punkt gebracht gibt es zwei Elemente für Ihren Veranstaltungserfolg:

1. Schaffen Sie Nähe zwischen den Gästen sowie zwischen den Gästen und Ihren Botschaften. Dazu gehören sowohl räumliche, zeitliche als auch inhaltliche Aspekte. Je näher Sie an den Teilnehmern Ihres Events sind, desto nachhaltiger wird Ihr Veranstaltungserfolg sein.

2. Geben Sie sich Mühe. Das erscheint selbstverständlich und ist doch viel wichtiger, als Sie denken. Egal, welche Entscheidung bereits getroffen wurde: Ihre Gäste müssen im Mittelpunkt aller Anstrengungen stehen. Die Mühe und die Leidenschaft, die in eine Veranstaltung geflossen sind, müssen für die Gäste spürbar sein und die Veranstaltung zu dem machen, was sie ist: etwas ganz Besonderes.

 

 
 

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