Siemens dachte die interne Kommunikation neu. Heraus kam Coffee Mug. / Kaffeetasse: (c) Getty Images/seb_ra
Siemens dachte die interne Kommunikation neu. Heraus kam Coffee Mug. / Kaffeetasse: (c) Getty Images/seb_ra
Konzern im Kaffeerausch

Wie Coffee Mug die IK bei Siemens verändert

Mit Coffee Mug krempelt Siemens die interne Kommunikation um. Vorbild für die Software sind soziale Medien.
Anna-Lisa Becher

Bei der Arbeit und zu Hause sind wir von Nachrichten und Informationen umgeben, die uns informieren, unterhalten, manchmal auch überwältigen. In unserem Privatleben leisten soziale Netzwerke mit benutzerfreundlichen, personalisierten Feeds, die aus unserem Verhalten lernen, einen großartigen Beitrag zur Filterung dieses „Lärms“. Mühelos navigieren sie uns durch die Masse an Informationen. Und so fühlen wir uns auf dem neuesten Stand, aber nicht überlastet. Dann begeben wir uns an unseren Arbeitsplatz und…

… leider sieht hier das Bild in den traditionellen Kanälen, die oftmals den Absender und nicht für den Benutzer entwickelt wurden, ganz anders aus. Die Kluft zwischen interner und externer Welt wird stetig größer. Und in Anbetracht der Präsenz von Kanälen wie LinkedIn, Twitter oder Facebook konkurrieren wir um die Zeit und Aufmerksamkeit unserer Mitarbeiter. Wir müssen uns die Fragen stellen: Sind wir relevant genug? Bieten wir die Information, die der Mitarbeiter möchte und auch braucht? Sind wir unterhaltsam? Offenbar nicht – oder nur bedingt. Und das haben wir bei Siemens geändert.

Eine repräsentative Studie unter 2.000 Mitarbeitern hat gezeigt, dass unsere Mitarbeiter das Gefühl haben, die interne Nachrichtenmenge in den verschiedenen Kanälen nicht mehr bewältigen zu können. Mehr noch: Externe Kanäle wurden in der Vergangenheit sogar als relevanter eingestuft. Sie haben das Gefühl, nicht genügend Zeit zu haben, die für sie wichtigen Themen zu identifizieren. Denn es gibt natürlich Themenbereiche, die für ihre tägliche Arbeit relevanter sind als andere. Es besteht zudem die Angst, Wichtiges zu verpassen (sog. "fear of missing out", FoMO). Eine weitere Überprüfung hat ergeben, dass wir Siemens-weit mehr als eintausend Nachrichten aussenden (Artikel, Videos, Posts und Kommentare). Täglich. Nur intern. Für ein Unternehmen unserer Größe und Komplexität nicht verwunderlich. Aber der Fokus der vergangenen Jahre lag eindeutig auf dem Produzieren und Aussenden von Inhalten. Das Resultat ist klar: Wir überfordern unsere Mitarbeiter. Wir möchten aber sicherstellen, dass unsere Mitarbeiter alle für sie relevanten Themen bekommen.

Wandel durch Technologie

Um relevant zu sein, bedarf es Änderungen in Strategie und Technologie. Auf strategischer Ebene muss der Fokus wieder auf dem Leser und seinen Präferenzen liegen, nicht mehr auf dem Sender einer Nachricht. Dabei geht es um die individuelle Relevanz der Inhalte, nicht mehr um reine Reichweite. Es muss an das gesamte Ecosystem gedacht werden, nicht mehr an das Bespielen von Kanälen. Selbstverständlich sollte auch die Möglichkeit zur Diskussion und Kollaboration für die Mitarbeiter gegeben sein. Und zwar Bottom-Up.

Auf technologischer Ebene ist die Erhöhung der Relevanz mittels moderner Technik (Analytics, Künstliche Intelligenz) notwendig. Die Anwendung eines modernen Nutzererlebnisses und moderner Technik, um die komplexe Medienlandschaft zu vereinheitlichen, ist unabdingbar. Dazu zählen selbstverständlich auch mobile Lösungen.

Und last but not least: Die Nutzung sollte Spaß machen. Wieso sollten wir unseren Mitarbeitern ein anderes Nutzererlebnis zumuten als jenes, das sie von außerhalb kennen? Hier setzt Coffee Mug an. Ziel war es, dem Mitarbeiter durch benutzerfreundliche, individualisierbare Information die tägliche Arbeit zu vereinfachen.

Coffee Mug – Wissen, was für dich wichtig ist

Coffee Mug ist ein personalisierter Newsfeed, der Mitarbeiter individuell mit Informationen aus verschiedenen Quellen versorgt. Hier stoppen wir nicht bei internen Quellen. Wir integrieren auch externe Kanäle wie bspw. Twitter und gehen so über die traditionellen Ecosystem-Grenzen hinaus. Jeder Mitarbeiter bekommt die Hoheit, selbst zu entscheiden, was für ihn relevant ist, wann er seine Nachrichten lesen möchte und wie viel Zeit er dafür aufbringen will. Der „Ristretto“ für einen fünfminütigen Überblick, der „Lungo“ mit zehn Minuten Lesedauer oder der „Americano“ für eine 15-minütige ausführlichere Rundschau. Alle News, die er braucht, an einem Ort. Und auf jedem mobilen Endgerät und außerhalb des Siemens-Netzwerkes verfügbar.

  • Jede „Tasse“ ist individuell. Sie basiert auf persönlichen Daten (Organisationseinheit oder Standort) und Präferenzen (Themenauswahl oder Verweildauer).

  • Jeder Kaffee wird frisch zubereitet – je nachdem, wann die Mitarbeiter ihre Kaffeetasse bestellen.

  • Künstliche Intelligenz berücksichtigt Lesegewohnheiten und Vorlieben – und lernt so, den Mitarbeiter immer besser zu verstehen.

Selbstverständlich achten wir hierbei streng auf den Datenschutz. So gab es keine Bedenken für die Einführung der vollständig eigens entwickelten Applikation. Statt reiner Push-Kommunikation in nur eine Richtung ermöglicht Coffee Mug Meinungsaustausch und Kollaboration. Coffee Mug ermöglicht es, Informationen so zu handhaben, wie es außerhalb der Arbeit auch geschieht.

Eine Umfrage unter den Teilnehmern der Pilotgruppe vor und nach Nutzung von Coffee Mug hat bereits gezeigt: der eigens kreierte „Workplace FoMO“-Index ist gesunken und die Zufriedenheit bzgl. der Relevanz wurde gesteigert. 

Eine weitere Besonderheit von Coffee Mug ist der transformative Charakter. Indem wir den Mitarbeitern die Freiheit geben, zu wählen, was sie erhalten möchten und was nicht. Siemens löst sich damit von dem traditionellen Governance-Anspruch, dass jeder Mitarbeiter erreicht werden muss. So bricht das Unternehmen hierarchische und konservative Strukturen auf dem Weg der digitalen Transformation auf. Unsere Erkenntnisse der aktuellen Transformation: Konzentrieren Sie sich auf Ihre digitalen Fähigkeiten. Und vergessen Sie nicht: die externe Welt gibt den Ton an.


 

Weitere Erkenntnisse über den Nutzen von Coffee Mug für die interne Kommunikation teilt Anna-Lisa Becher im Rahmen ihres Vortrags bei der diesjährigen Tagung zur internen Kommunikation vom 17. bis 18. März im Quadriga Forum Berlin mit.

 

 
 


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