Die Datenschutz-Grundverordnung (kurz „DSGVO“) wird mit Wirkung zum 25. Mai 2018 geltendes Recht. Auf einige wichtige Änderungen ging bereits der erste Teil des Beitrags vergangene Woche ein. Im zweiten Teil geht es nun um die gesteigerten Informations- und Dokumentationspflichten sowie den Umgang mit Verstößen.
7. Welche gesteigerten Anforderungen gelten für die Dokumentationspflichten?
Da Unternehmen nach der DSGVO eine Rechenschaftspflicht trifft, muss schriftlich nachgewiesen werden können, dass die Verarbeitungsgrundsätze der DSGVO eingehalten werden. Dies bedeutet konkret, dass Unternehmen nun insgesamt überprüfen sollten, welche personenbezogenen Daten in welcher Abteilung und in welchem System wie gespeichert werden und welche rechtliche Grundlage hierfür besteht.
So muss zum Beispiel im Marketing festgestellt werden, welche Kundendaten und E-Mail-Adressen wo liegen, wie diese zur (personalisierten) Ansprache und auf welcher Grundlage (Einwilligung etc.) genutzt werden.
Außerdem muss für die einzelnen gespeicherten Daten geprüft werden, welche Aufbewahrungspflichten und Löschfristen zu beachten sind. All diese Angaben müssen schließlich in einem sogenannten Verzeichnis über Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO) festgehalten werden, welches etwa bei Verfahren vor den Aufsichtsbehörden vorgelegt werden kann.
Ausgenommen sind hiervon lediglich Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, die nur in sehr beschränktem Umfang und nur gelegentlich Daten verarbeiten. In der Praxis dürfte daher die Pflicht zum Führen der entsprechenden Verzeichnisse eher die Regel bilden als die Ausnahme.
8. Welche gesteigerten Anforderungen gelten für die Informationspflichten?
Erhebt ein Unternehmen personenbezogene Daten, gibt es künftig einen relativ umfangreichen Katalog an Informationen, die in einer klaren und einfachen Sprache bereitgestellt werden müssen (Art. 12, 13 DSGVO). Daraus folgt insbesondere, dass Unternehmen ihre Datenschutzerklärungen auf Webseiten überprüfen und ergänzen müssen. Die neuen Transparenzanforderungen gelten allerdings keinesfalls nur für Webseiten und Apps.
Unter anderem sind zukünftig folgende zusätzlichen Informationen anzugeben:
- Falls ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist, Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,
- Angaben zur Rechtsgrundlage der jeweiligen Verarbeitung,
- Dauer der Speicherung der Daten oder Kriterien für die Festlegung dieser Dauer,
- Hinweis zu Rechten des Betroffenen (Art. 15 bis 21 DSGVO) auf Zugang, Berichtigung, Sperrung, Löschung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit,
- Hinweis zum Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde,
- wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, Hinweis zur jederzeitigen Widerrufbarkeit.
9. Was gilt hinsichtlich Löschpflichten („Recht auf Vergessenwerden“)?
Eines der Prinzipien der DSGVO ist das in Art. 5 formulierte Prinzip der Speicherbegrenzung und das korrespondierende Recht auf Löschung (sogenanntes „Recht auf Vergessenwerden“, vgl. Art. 17 DSGVO). Unternehmen müssen daher künftig sicherstellen, dass personenbezogene Daten ohne unangemessene Verzögerung gelöscht werden, sofern kein Grund zur Aufbewahrung mehr besteht oder für den Fall, dass die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegt. Es gibt zwar auch einige Ausnahmen von den Löschpflichten. Diese Ausnahmeregelungen sind jedoch insgesamt enger gefasst als im bisherigen Recht. Es ist deshalb höchste Zeit, dass Unternehmen Löschkonzepte und Löschroutinen erarbeiten und implementieren.
10. Wann muss ich Datenschutzvorfälle melden?
Die DSGVO sieht umfassendere Meldepflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden sowie Benachrichtigungspflichten gegenüber den betroffenen Personen vor, als dies bislang der Fall war. Eine sehr wichtige Neuerung stellt insoweit die vorgesehene Frist von 72 Stunden dar, innerhalb der Datenschutzverletzungen nach Bekanntwerden spätestens gemeldet werden müssen. Ausnahmsweise besteht keine Pflicht zur Meldung bei der Aufsichtsbehörde, wenn die Verletzung voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten der von der Datenschutzverletzung betroffenen Personen führt. Um dies in jedem Fall zu prüfen, sollte ein entsprechender Prozess im Unternehmen etabliert werden.
11. Wie teuer sind Verstöße?
Die DSGVO muss ernst genommen werden. Je nach Verstoß können die Aufsichtsbehörden allen datenverarbeitenden Stellen künftig Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder im Fall eines Unternehmens von bis zu vier Prozent seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs verhängen. Derzeit sind nach deutschem Recht Bußgelder von bis zu 300.000 Euro pro Einzelfall möglich.
Fazit
Die DSGVO bringt gegenüber dem bisherigen Datenschutzrecht einige gravierende Neuerungen. Alle Unternehmen und Organisationen sind daher gut beraten, sich nun mit den notwendigen Anpassungen der Prozesse und Arbeitsabläufe auseinanderzusetzen. Ein Schwerpunkt sollte dabei auf die Erfüllung der gestiegenen Transparenz- und Dokumentationspflichten gelegt werden, um Bußgelder zu vermeiden.
