Welche Kriterien muss ein Krisenkommunikationshandbuch erfüllen (c) Thinkstock/TH3DSTO
Welche Kriterien muss ein Krisenkommunikationshandbuch erfüllen (c) Thinkstock/TH3DSTO
Serie zu PR-Textsorten – Teil eins

Tipps für ein gelungenes Krisenhandbuch

Im ersten Teil unserer Serie erklärt PR-Professorin Annika Schach, worauf es bei einem hilfreichen Krisenkommunikationshandbuch textlich ankommt.
Annika Schach

Ein Handlungsleitfaden, ein Textbaukasten und Navigationsinstrument für mögliche stürmische Zeiten – für alle verbindlich und greifbar im Ernstfall. Welche Merkmale besitzt diese Publikation? Auch wenn sie sehr individuell die möglichen Szenarien zugrunde legt, gibt es allgemeine Kriterien, die berücksichtigt werden sollten.

Das Hilfsmittel, wenn die Nerven blank liegen

Das Krisenhandbuch oder Krisenmanual enthält alle wichtigen Informationen über die Kommunikation in der Unternehmenskrise, sowie organisatorische Abläufe und Kernbotschaften zu kritischen Themen und eine Liste der wichtigsten Questions & Answers. Mit dem Krisenhandbuch werden Antworten formuliert, in welcher kommunikativen Krisensituation, zu welchem Zeitpunkt, durch welche Person, in welchen Beziehungs- und Kommunikationskontexten, was zu entscheiden oder zu veranlassen ist. Das Krisenhandbuch ist daher multifunktional. Die Kunst liegt darin, es so individuell und umfassend wie möglich, aber gleichzeitig übersichtlich und nutzbar zu halten. Das Dokument richtet sich an diverse Ansprechpartner von der Geschäftsführung über Kommunikationsmitarbeiter bis zu weiteren Beteiligten eines Krisenstabs.

Auf den ersten Blick klar und verständlich

In einem Krisenkommunikationshandbuch muss zwingend eine logische und nachvollziehbare Struktur durch das Dokument leiten. Die Inhalte sollten grafisch aufbereitet werden, um auch auf den ersten Blick die wesentlichen Inhalte erfassen zu können. Das kann durch Führungs- und Leitsysteme in der Gliederung geschehen, wie durch Icons und Piktogramme in den Texten. In Form von Graphiken, Abbildungen oder Prozessschaubildern lassen sich komplexe Inhalte einfacher erfassen. Die Schrifttypografie sollte durch die Auswahl einer angemessenen Schriftgröße und Schriftart höchsten Wert auf die Lesbarkeit legen. Sprachlich orientiert sich das Krisenmanual an einem deutlichen, aktiven Schreibstil, der mit kurzen Sätzen in einer klaren Syntax möglich eingängig die Inhalte vermittelt. Die Handlungsanweisungen sollten möglichst wenige Fachbegriffe, Fremdwörter und Anglizismen enthalten.

Die drei Teile eines Krisenkommunikationshandbuchs

Das Krisenhandbuch beginnt im ersten Teil mit allgemeinen Verhaltensregeln und Unternehmensrichtlinien sowie der Zusammenstellung des zentralen Krisenstabs und den Regeln für die Krisensitzungen. Für die zentralen möglichen Krisenfälle, die sich aus einer Issues Analyse ergeben, werden diverse Informationen zusammen getragen.

Beispielhafter Aufbau:

  1. Auflistung der Abteilungen, die für das Thema zuständig sind.
  2. Möglichst detaillierte Übersicht über Mediengruppen, Zielgruppen und den Ort, wo diese Verteiler abgelegt sind.
  3. Kontaktlisten anlegen zu Verbänden, Behörden und weiteren Organisationen sowie Kontaktdaten von wichtigen Stakeholdern (Verbraucherschutzverbänden, Politikern) mit der Einschätzung ihrer Relevanz für das Thema.
  4.  Vorformulierte Pressetexte verfassen, die im akuten Fall nur angepasst werden müssen.
  5.  Briefing aller relevanten Personen vor einem möglichen Medienauftritt.

Der letzte Teil in der Vorbereitung eines konkreten Krisenfalls enthält die Beantwortung der wichtigsten Fragen, die von Medienvertretern und Stakeholdern gestellt werden könnten. Die Questions & Answers beschreiben somit in der Interviewform die Positionen des Unternehmens zu wichtigen Fragen und sind schnell einsetzbar.

Print versus digital

Ob das Krisenkommunikationshandbuch in gedruckter Form oder als elektronisches Manual verwendet wird, ist für den inhaltlichen Aufbau zunächst zweitrangig. Beide Methoden haben Vor- und Nachteile. Die nötige Aktualität spricht zunächst für die digitale Fassung. Zudem werden heute mit Smartphones und Tablets oder durch Cloud Computing auch wichtige Informationen ortsunabhängig zur Verfügung gestellt. Zudem können digitale Dokumente, die in der Cloud liegen von verschiedenen Personen bearbeitet werden, was ein Vorteil sein kann. Über Schnittstellen zu anderen Medienplattformen wie Verteilerdatenbanken, Darksites oder Social-Media-Monitoring-Systemen können Arbeitsprozesse erleichtert und beschleunigt werden. Viele Unternehmen setzen allerdings weiterhin auf die Papierversion. Die Gründe: Unabhängigkeit von elektronischen Geräten und Datenschutz, denn in einem Krisenhandbuch befinden sich sehr viele sensible Daten.

 
 

ps/NEWS: Der Newsletter für PR-Profis

 

Ob wichtige Nachrichten, Hintergründe, Case Studies oder aktuelle Debatten: Mit den ps/NEWS erhalten Sie die wichtigsten Informationen der Kommunikationsbranche kostenlos in Ihre Mailbox.
 



randbemerkung

Bitte achten Sie bei Ihren Beiträgen unsere Netiquette.

Weitere Beiträge dieser Serie.

Ein Autorenbeitrag kann ein wichtiges PR-Instrument sein (c) Thinkstock/matka_Wariatk
Foto: Thinkstock/matka_Wariatk
Lesezeit 2 Min.
Gastbeitrag

Mit einem Gastbeitrag glänzen

Mit einem klug getexteten Gastbeitrag können Unternehmen Expertise beweisen und sich als Meinungsführer präsentieren. Im letzten Teil unserer Serie gibt PR-Professorin Annika Schach Tipps, wie man einen Autorenbeitrag professionell verfasst. »weiterlesen
 
Twitter sinnvoll nutzen (c) Thinkstock/ Ken Drysdale
Foto: Thinkstock/ Ken Drysdale
Lesezeit 3 Min.
Gastbeitrag

Der Tweet – 140 Zeichen sinnvoll nutzen

Sei es der Twitter-Unternehmensaccount oder der zwitschernde CEO: Viele Unternehmen nutzen Twitter für ihren Social Media-Auftritt. Im zweiten Teil unserer Serie erklärt PR-Professorin Annika Schach, was beim Twittern beachtet werden muss. »weiterlesen
 
Rezension zu Annika Schachs PR-Text-Ratgeber (c) Thinkstock/joingate
Foto: Thinkstock/joingate
Lesezeit 1 Min.
Rezension

Neue Stil- und Textformen der PR

Sie wollen einen Gastbeitrag, ein Krisenhandbuch oder einen Blogbeitrag schreiben? Die Professorin Annika Schach zeigt, wie es geht und stellt in ihrem Ratgeber neue Texte der Unternehmenskommunikation vor. Eine Rezension.   »weiterlesen
von
 
Im vierten Teil der Serie erklärt die PR-Professorin Annika Schach, warum redaktionelle Gewinnspiele in der PR noch zu selten genutzt werden (c) Thinkstock/JFsPic
Foto: thinkstock/JFsPic
Lesezeit 3 Min.
Gastbeitrag

Tipps für redaktionelle Gewinnspiele

Im vierten Teil der Serie erklärt die PR-Professorin Annika Schach, warum redaktionelle Gewinnspiele in der PR noch zu selten genutzt werden. Zudem stellt sie Varianten vor, beschreibt wie man am besten vorgeht und gibt Tipps zur erfolgreichen Umsetzung.   »weiterlesen
 
Die PR-Professorin Annika Schach gibt Tipps für den Unternehmensblog (c) Thinkstock/Tarchyshnik
Foto: Thinkstock/Tarchyshnik
Lesezeit 2 Min.
Gastbeitrag

Richtiges Bloggen kann viel bewirken

Im fünften Teil der Serie geht es PR-Professorin Annika Schach um die Bedeutung von Unternehmenblogs. Dazu beschreibt sie, welchen Nutzen sie haben, gibt sprachliche Tipps und stellt drei gelungene Beispiele vor. »weiterlesen
 
Eine Content-Strategie muss gut geplant sein. Die PR-Professorin Annika Schach sagt wie (c) Thinkstock/Oko_SwanOmurphy
Foto: Thinkstock/Oko_SwanOmurphy
Lesezeit 2 Min.
Gastbeitrag

Charakteristiken einer Content-Strategie

Im sechsten Teil der Serie erklärt die PR-Professorin Annika Schach, was eine Content-Strategie ist, wie sie aufgebaut wird und welche drei wesentlichen Elemente sie umfasst. »weiterlesen
 

Das könnte Sie auch interessieren.

Wechselt sich im Corona-Podcast des NDR mit Christian Drosten ab: Prof. Sandra Ciesek. (c) Picture Alliance/dpa/Frank Rumpenhors
(c) Picture Alliance/dpa/Frank Rumpenhors
Lesezeit 5 Min.
Analyse

Beleidigende Fragen und gönnerhaftes Lob

Zwei Redakteurinnen des Nachrichtenmagazins versuchten, die renommierte Virologin Sandra Ciesek in einem Interview als „Quotenfrau“ und „die Neue an Drostens Seite“ abzuqualifizieren. Auf Kritik reagierte die „Spiegel“-Redaktion unsouverän und anbiedernd. »weiterlesen
 
Zwei Drittel der Deutschen halten die Informationen in deutschen Medien für glaubwürdig – so viele wie noch nie. (c) Getty Images/Tero Vesalainen
Foto: Getty Images/Tero Vesalainen
Lesezeit 2 Min.
Studie

Medien gewinnen an Glaubwürdigkeit

Die Deutschen vertrauen den Informationen des öffentlich-rechtlichen Rundfunks am meisten. Im Vergleich zu anderen Institutionen schneiden Medien aber nur mittelmäßig ab. »weiterlesen
 
Antje Karbe von der Pressestelle der Universität Tübingen nahm als Erstplatzierte den IDW-Preis für Wissenschaftskommunikation entgegen. (c) Uni Tübingen / ZFM
Foto: Uni Tübingen / ZFM
Lesezeit 2 Min.
Meldung

Wissenschaftskommunikation zweifach ausgezeichnet

Gleich zwei Preise würdigten die Wissenschaftskommunikation: Drei Kommunikatorinnen sind Forschungssprecherinnen des Jahres. Und die Universität Tübingen überzeugte mit einer Pressemitteilung. »weiterlesen
 
Die Konzernzentrale von BMW. (c) BMW Group/Stadlerphoto.com
Foto: BMW Group/Stadlerphoto.com
Lesezeit 1 Min.
Studie

Dax-Pressearbeit: Automobilbranche vorn

In einer Umfrage loben Wirtschaftsjournalist:innen die Pressearbeit von BMW, Daimler und Volkswagen. Zugleich bemängeln sie Corona-bedingte Kommunikationsprobleme. »weiterlesen
 
Zwischen PR und Journalismus scheinen die Rollen von Gut und Böse klar verteilt. Ist es wirklich so einfach? Foto: Getty Images/lightfieldstudios
Foto: Getty Images/lightfieldstudios
Lesezeit 4 Min.
Kommentar

Helle und dunkle Seiten

Kommunikatoren und Journalisten sind der Wahrheit verpflichtet. Ihre Werte sind ähnlicher, als beide Berufsgruppen manchmal glauben. Ein geschwächter Journalismus kann nicht im Interesse der PR liegen. »weiterlesen
 
Wechselt nach rund 20 Jahren in Führungspositionen bei Hering Schuppener auf die Position der Chairwoman: Tina Mentner. (c) Hering Schuppener
Foto: Hering Schuppener
Lesezeit 3 Min.
Meldung

Mentner wird Chairwoman, Bertram Managing Partner

Christoph Bertram folgt Tina Mentner in der Geschäftsleitung. Er ist seit 2010 bei Hering Schuppener und verantwortet seit 2018 den Berliner Standort der Firma. »weiterlesen