Konsequenter Datenschutz ist immer auch eine Frage des Bewusstseins der Mitarbeiter. (c) Penelope Graßhoff/GettyImages
Konsequenter Datenschutz ist immer auch eine Frage des Bewusstseins der Mitarbeiter. (c) Penelope Graßhoff/GettyImages
Neue EU-Datenschutzrichtlinie

So wird die Interne Kommunikation DSGVO-konform

Auf die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union, die am 25. Mai in Kraft tritt, sollten auch interne Kommunikationsabteilungen gut vorbereitet sein. Worauf unter anderem bei Mitarbeiter-Apps zu achten ist, erklärt Beekeeper-Chef Cristian Grossmann.
Cristian Grossmann

Ob Intranet, interne Social-Media-Kanäle oder Apps und Cloud-Dienste – für die Interne Kommunikation erheben, speichern und verarbeiten Tools und IT-Systeme zahlreiche personenbezogene Daten, wie zum Beispiel IP-Adressen, Zugriffe auf Dokumente, Aufenthaltsorte oder Nutzungszeiten. Vor dem Hintergrund der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das problematisch: Denn die Schnittstellen dieser Vielzahl an Anwendungen und Geräten ist die häufigste Schwachstelle für die IT-Sicherheit und damit auch für die Datensicherheit und den Datenschutz.

Klingt nach einem Problem für die IT-Abteilung und den Datenschutzbeauftragten? Mitnichten. Wenn Kommunikatoren eines jetzt nicht tun sollten, dann ist es sich zurücklehnen und dieses Thema anderen überlassen. Denn ohne ein zumindest grundlegendes Verständnis der aktuellen Anforderungen wird es schwierig, die anstehenden Veränderungen im Sinne einer gelungenen Internen Kommunikation an die Belegschaft zu kommunizieren.

Tools müssen datenschutzkonform sein

Es ist selbstverständlich keine Alternative, auf digitale Anwendungen und Tools zu verzichten. Wir arbeiten immer mobiler, flexibler und agiler. Auch die Mitarbeiter, die über keinen festen PC-Arbeitsplatz verfügen – beispielsweise Verkäufer großer Einzelhandelsketten, Rettungskräfte oder U-Bahnfahrer – müssen weiterhin in die Interne Kommunikation einbezogen werden.

Immer häufiger kommen daher Mitarbeiter-Apps zum Einsatz. Sie haben zahlreiche Funktionen – so bündeln sie die gesamte Interne Kommunikation, integrieren externe Systeme, holen die Kommunikation aus privaten Social-Media-Kanälen ins Unternehmen zurück und professionalisieren sie. Zudem bieten sie auch Gruppenchats und Privatnachrichten, um die Interaktion untereinander zu ermöglichen. Dabei sammeln und horten sie, wie kaum ein anderes Instrument, persönliche Daten. Es ist also unabdingbar, die eigene Mitarbeiter-App hinsichtlich ihrer Konformität mit den neuen Datenschutzrichtlinien zu überprüfen.

Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit  

Um sicherzustellen, dass ab Ende Mai alle personenbezogenen Daten datenschutzkonform verwaltet und verarbeitet werden, sollte die Mitarbeiter-App die Konzepte der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit garantieren. Nur so ist sicher, dass sämtliche intern weitergegebenen Daten geschützt und für Drittpersonen unzugänglich sind.

  • Vertraulichkeit
    Es ist kein unautorisierter Zugriff auf Daten möglich, was beispielsweise durch die Verschlüsselung der Inhalte erzielt werden kann.
  • Integrität
    Die Korrektheit der Daten und des Systems sind sichergestellt und Dritte haben keine Chance, Daten zu manipulieren.
  • Verfügbarkeit
    Alle Systeme müssen jederzeit betriebsbereit sein. Ausschließlich autorisierte Nutzer können die Datenverarbeitung vollziehen. 

Ursprünglich für die rein private Nutzung entwickelte Lösungen wie Whatsapp erfüllen die Anforderungen der DSGVO übrigens nicht.

Datenschutz beginnt beim einzelnen Mitarbeiter

Anwendungen hin oder her – konsequenter Datenschutz ist immer auch eine Frage des Bewusstseins der Mitarbeiter. Wird eine neue Lösung im Unternehmen implementiert, sollten Kommunikatoren alle Beteiligten frühzeitig informieren und einbinden.

Hierzu eignen sich beispielsweise Schulungen. Sie gewährleisten, dass alle Kollegen die Nutzung des neuen Kommunikationswerkzeugs verstehen. Und sie bieten die Möglichkeit zu erklären, warum sich die Interne Kommunikation verändern muss. Eine vorab versendete Informationsschrift zur DSGVO und den konkreten Auswirkungen auf das Unternehmen und den eigenen Arbeitsplatz bietet die Möglichkeit, sich im Vorfeld bereits mit dem Thema zu befassen. Schulungen eröffnen auch die Chance, Feedback einzuholen und Anregungen aufzunehmen. Eine auf dieser Grundlage entwickelte Guideline schafft Transparenz, Identifikation und Verbindlichkeit.

 

Checkliste

Ist Ihre Interne Kommunikation fit für die DSGVO?
 

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Ihr Unternehmen hat all seine Kanäle identifiziert, mittels denen es persönliche Daten verarbeitet.

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Ihr Unternehmen hat ein Inventar aller verarbeiteten persönlichen Daten.

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Ihr Unternehmen besitzt das Recht, alle Systeme eigenhändig zu überprüfen, mittels denen persönliche Daten verarbeitet werden.

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Ihr Unternehmen ist nur so lange im Besitz von personenbezogenen Daten, wie es sie benötigt.

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Ihr Unternehmen erzeugt ausschließlich aggregierte Daten und verzichtet auf ein auf persönlichen Daten basierendes Profiling mittels Analyse von Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Situation, Gesundheit, persönlichen Vorlieben, Interessen, Zuverlässigkeit, Verhalten und Aufenthaltsorten.

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Persönliche Daten werden verschlüsselt oder anonymisiert, bevor sie langfristig, zum Beispiel als Backup, gespeichert werden.

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Ihr Unternehmen verfügt über alle wichtigen technischen Mittel, mittels denen es die persönlichen Daten einer Person permanent löschen kann.

 

 

 

 
 

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