Ob Umzug, Umstrukturierung oder die Neuausrichtung des Unternehmens – stehen Veränderungen an, tun sich Mitarbeiter oftmals schwer damit, diese zu akzeptieren, und sie fühlen sich bedroht. Als Berater für interne Kommunikation von Veränderungsprozessen lautet unsere Aufgabenstellung häufig: „Legt schnell los, schafft tolle Maßnahmen und Medien, überzeugt und holt die Leute ins Boot! Sorgt für Begeisterung und, ganz wichtig, für Commitment!“
Unsere Aufgabe ist es, für unsere Kunden eine Kommunikation zu schaffen, die erfolgreich und dabei gleichzeitig effizient ist. Nur: Was ist in diesem Fall effizient? Unsere Erfahrung zeigt, dass in diesem Kontext „gleich loslegen und machen“ nicht immer der richtige Weg ist.
Veränderungen verstehen lernen
Strategisches und konzeptionell durchdachtes Vorgehen ist unabdingbar, will man Veränderungen in einem Unternehmen kommunizieren. Damit das gelingt, lohnt sich ein Blick auf den psychologischen Hintergrund einer Veränderung.
Der Psychologe Claes Janssen hat ein Modell entwickelt, das er „Die vier Zimmer der Veränderung“ nennt. Diese Analogie der vier Zimmer beschreibt die emotionalen Situationen und Stationen, die Menschen erleben, wenn sie durch einen Veränderungsprozess gehen. Veränderung meint nicht immer nur das Unternehmensumfeld. Fast jeder, der in seinem Leben eine massive Veränderung wie eine Entlassung, den Tod von Angehörigen oder eine Scheidung erlebt hat, kennt diese vier „Zimmer“ und hat sie schon einmal durchschritten.
Abbildung: Die vier Zimmer der Veränderung (c) Sequentis Medien, in Anlehnung an Claes Janssen
Was macht diese Zimmer aus? Und was passiert hier? Begleiten wir doch als Beispiel Erwin bei einem kurzen Gang durch eine Veränderung, die er mit seiner Firma durchläuft (siehe Abbildung):
Das erste Zimmer – Raum der Verdrängung
Hier wird Erwin mit der Veränderung konfrontiert: Sein Unternehmen zieht in den 20 Kilometer entfernten Nachbarort. Erwin glaubt das nicht, er verdrängt das Ganze: „Das machen die nie, das wäre doch viel zu umständlich“ und „Der Standort hier ist doch ideal“.
Das zweite Zimmer – Raum des Widerstands
Erwin wird klar, dass der Umzug vor der Tür steht. Er reagiert mit Trotz, ist sauer und wütend: „Jeden Morgen 20 Kilometer mehr fahren, das ist doch ein Irrsinn!“, „Ohne mich!“.
Das dritte Zimmer – Raum der Exploration
Erwin hat mittlerweile den Plan für sein neues großes Büro gesehen und lernt, dass das Unternehmen sehr schnell wächst. Er erkennt die Notwendigkeit und die Vorteile des neuen Standorts. Er beginnt, sich mit der Veränderung anzufreunden: „Eigentlich gar nicht so schlimm“.
Das vierte Zimmer – Raum des Commitment
Erwin sitzt mit „im Boot“. Er findet den neuen Standort sogar gut und verteidigt den Umzug gegenüber Kritikern. Ja, er freut sich sogar irgendwie auf die neuen Räumlichkeiten.
Räume für Kommunikation nutzen
Was hat Erwins Geschichte nun mit erfolgreicher interner Kommunikation zu tun? Sehr viel! Denn wer diese vier Räume kennt, kann seine Kommunikation, sein Verhalten, aber auch seine Haltung diesem Prozess anpassen. Wie das geht?
Viele Kommunikatoren versuchen beispielsweise, aus dem ersten Raum (Verdrängung) direkt in den vierten Raum (Commitment) zu gelangen. Betroffene Mitarbeiter wie Erwin gehen aber erst einmal in Raum zwei. Sie sind sauer und trotzig.
In dieser Phase ergibt es mehr Sinn, eine Kommunikation zu schaffen, die Emotionen Raum gibt. Hier gilt es, Bedenken ernst zu nehmen und Mitgefühl sowie Verständnis zu zeigen. Statt langer Monologe und des ständigen Versuchs, inhaltlich zu überzeugen, raten wir hier zum Zuhören. Und das geht nur, indem man eine offene Kommunikation ermöglicht. Für Führungskräfte bietet sich hier die Chance, den eigenen Umgang mit der Situation aufzuzeigen und sich eindeutig im Sinne der Veränderung zu positionieren.
Befinden sich Mitarbeiter im dritten Raum und öffnen sich allmählich, ist es sinnvoll und effektiv, sie mit Informationen und internen Kommunikationsmaßnahmen sowie mit Aktivitäten wie Trainings, Workshops oder Zukunftscafés zu unterstützen. Sie können dort gemeinsam Zukunftsbilder entwickeln und haben die Möglichkeit, diese mitzugestalten. Der Mitarbeiter lässt Schritt für Schritt das Alte los und schöpft Kraft für das Neue.
Im vierten Raum ist dann das „Tal der Tränen“ überwunden. Die Veränderung ist erfolgreich umgesetzt. Aufgabe der internen Kommunikation ist es hier, die gemeinsamen Erfolge zu benennen und zu feiern und dabei gleichzeitig den Veränderungsprozess im Unternehmen zu verankern.
Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe PROTEST. Das Heft können Sie hier bestellen.
