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Effizienter im Büro, Teil 1

So beherrschen Sie die Informationsflut

Der Wert einer Information liegt im Auge des Empfängers. Effizienz-Coach Sigrid Hess gibt Tipps für eine kalkulierte und schmerzlose Trennung – von Newslettern, E-Mails und aufgehobenen Zeitungsstapeln.
Sigrid Hess

Falls Sie zu der Generation gehören, die sich noch gut an ein Leben ohne Internet erinnert: Haben Sie damals alle interessanten Zeitungsartikel und Bücher gelesen? Nein? Ich auch nicht. Sie und ich haben eine Auswahl getroffen. Mal bewusst, mal zufällig. Dabei haben wir manches – vielleicht durchaus auch Interessantes – ignoriert. Ganz ohne Skrupel.

Vorbei die Zeit in der es Neues nur zu festgelegten Zeiten gab – Tageszeitung, Briefträger, Tagesschau. Nur die Briefe und die firmeninterne Hauspost kamen unaufgefordert zum Leser. Die Zeitung wurde abonniert oder am Kiosk gekauft; um an ein bestimmtes Buch zu kommen, musste man unter Umständen richtiggehend Aufwand betreiben.

Das Problem ist heute das Gegenteilige.

Das Push- und Pull-Prinzip

Es steht viel zu viel Information jederzeit zur Verfügung. Teilweise wird sie gebracht – zum Beispiel via Post oder E-Mails (Push-Prinzip), teilweise holen wir sie selbst ab – wie bei der Internetrecherche oder der Auswahl und dem Kauf eines Buchs (Pull-Prinzip).

Kommt zu viel Information über den Push-Kanal, wächst schnell der Eindruck, nicht mehr Herr oder Herrin der Lage werden zu können. Dann wird Information zu Belastung statt zum Nutzen.

Der Wert entsteht beim Empfänger

Ob etwas echte Information oder „Getöse“ ist, lässt sich ebenso wenig von vornherein festlegen wie die Schönheit eines Autos. Beides wird vom Empfänger beziehungsweise Betrachter bewertet. Wichtig ist, dass dieser das auch tatsächlich tut! Das ist der erste und wichtigste Schritt zum Beherrschen der Informationsflut. Es ist nicht nötig, möglich und auch nicht wünschenswert, „alles“ zu lesen und zu wissen. Lassen Sie diese Erkenntnis einen Augenblick sacken.

Hier habe ich für Sie pragmatische Schritte und Leitlinien zur Beherrschung der Informationsflut zusammengestellt:

Definieren Sie für sich selbst Wissensziele

  • Was wollen Sie in welcher Sache wissen oder lernen?
  • In welcher Sache reicht Ihnen ein grober Überblick?
  • Wo sind Ihre Kernkompetenzen, wo sind Sie Experte? In diesem Thema interessiert Sie schlicht „alles“.

Gibt es Themen, die Sie aus Ihrem Interessensfokus herausnehmen wollen? Dazu beantworten Sie bitte drei Leitfragen:

  • Verbessert mein Wissen in dieser Sache meine Entscheidungskompetenz?
  • Verbessert mein Wissen in dieser Sache meinen Umgang mit meinen Aufgaben?
  • Verbessert das Thema meine Laune?

Sich ausmischen

Wenn Sie dreimal „nein“ geantwortet haben, ist dieses Thema eines zum Fallenlassen. Mischen sie sich aus, bestellen Sie Newsletter und RSS-Feeds ab. Tragen Sie sich aus Kontaktgruppen aus, lesen Sie nichts mehr. Es wird nichts passieren, denn weder Ihre Aufgaben noch Ihre Entscheidungen werden betroffen sein. Und da das Thema Ihnen nicht einmal Freude macht, werden Sie es auch nicht persönlich vermissen.

Kernkompetenzen pflegen

Das Gegenteil davon ist dann wichtig, wenn es sich um ein Thema handelt, in welchem Sie Expertenstatus haben oder anstreben. Nein, Sie sollen nicht zwingend Vorträge dazu halten. Aber für sich selbst und die Menschen in Ihrem Umfeld sind Sie die Person, die in diesem Thema um Rat gefragt wird. Ob das der Bau von Hybridmotoren ist oder das richtige Anlegen eines Hochbeets spielt dabei nicht die geringste Rolle. Wichtig ist das Entscheiden und Fokussieren auf die Themen, die Sie ausgewählt haben.

Der Lesestapel

Wie hoch ist Ihrer? Der Stapel mit all den Zeitungen, Artikeln und Sonstigem, auf den Sie alles legen, was Sie „wenn mal Zeit ist“ lesen wollen? Wenn Sie die Entscheidungen zu Ihrem Informationsbedarf getroffen haben, dürfte es ein Leichtes sein, ihn zu reduzieren. Damit es auch danach nicht zu viel wird, ein Tipp aus der Praxis: Nehmen Sie für zu Lesendes einen Stehsammler mit der maximalen Breite eines Ordners. Befüllen Sie diesen konsequent von links. Wenn er voll ist, werfen Sie das rechte Drittel umstandslos weg.

Nein, Sie müssen das alles nicht lesen. Bleiben Sie fokussiert auf die Themen, die Sie weiterbringen.

 
 

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