Wer seine Zeitfresser kennt, kann sie kontrollieren. (c) Thinkstock/Dynamic Graphics,2007
Wer seine Zeitfresser kennt, kann sie kontrollieren. (c) Thinkstock/Dynamic Graphics,2007
Zeitfresser im Arbeitsalltag

Momentchen mal!

Effizienz ist das Ziel eines jeden Unternehmens, klar. Waren da nur nicht die vielen Zeitfresser im Arbeitsalltag. Hier sind die haufigsten Ursachen fur solche Zeitfallen – und Auswege aus der Misere.
Mirjam Stegherr

Benjamin Franklin hat es gesagt. Goethe ebenso. Als Erster aber sprach es der griechische Philosoph Theophrast aus: „Zeit ist Geld.“ Im Arbeitsalltag lässt sich das einfach berechnen – mit Arbeitszeit. Und wenn man Arbeitszeit als eine Währung betrachtet, dann gibt es laut Studien so etwas wie eine Inflation. Unternehmen müssen für die gleiche Leistung immer mehr Arbeitszeit investieren. So dauerte beispielsweise der Prozess, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, 2010 durchschnittlich 42 Arbeitstage. 2015 waren es 63 Tage, exakt die Hälfte mehr. Das hat die amerikanische Beratungsfirma CEB errechnet. Laut ihrer Analyse hat nicht nur die Dauer von Recruitingprozessen zugenommen, sondern auch die Anzahl der Personen, die mit Projekten befasst sind.

Qualität kostet Zeit

Betriebsrat, Controlling, Compliance, CFO, CIO, CPO: Viele Experten verlangsamen Prozesse, indem sie Dinge hinterfragen, prüfen und freigeben. Qualität hat ihren Preis. Oder frei nach Goethe: Qualität kostet Zeit.

Auch Pressesprecher bremsen: Hat die geplante Aktion Hand und Fuß? Stimmt die Datenbasis? Was soll erreicht werden? Wie geht es weiter? Fragen gehört zum Geschäft. Und nicht alles, was verlangsamt, ist schlecht.

Mit den Experten wächst der Abstimmungsbedarf. Es gibt mehr Meetings, mehr Telefonate und mehr E-Mails – kurzum: mehr Zeitfresser im Job. Nicht alle sind nötig und führen zum Ziel. Solche Ineffizienzen kosten Unternehmen laut der US-Beratungsfirma Bain knapp 20 Prozent ihrer Wirtschaftsleistung im Jahr; auf Deutschland übertragen sind das mehr als 700 Milliarden Euro jährlich. Das Phänomen sei eine normale Konsequenz von Wachstum, sagt Bain-Berater Imeyen Ebong; und diese Konsequenz kann das weitere Wachstum bremsen. Um dem „Wachstumsparadoxon“ zu entkommen, sollten Unternehmen „Humankapital“ genauso strikt managen wie Finanzkapital.

Der Faktor Mensch

Überall lauern Zeitfresser, die Unternehmen viel kosten und die Mitarbeiter in den Wahnsinn treiben. Die Hälfte der Deutschen fühlt sich laut einer Forsa-Umfrage im Arbeitsalltag gestresst. Zeitfallen verstärken das Gefühl, den Job nicht in der gegebenen Zeit bewältigen zu können. Statt Projekte zu erledigen, die man fortwährend vor sich herschiebt, hat man wieder den ganzen Tag nur in Meetings gesessen und E-Mails bearbeitet. Das nervt.

Wer seine Zeitfresser kennt, kann sie zwar oft nicht abstellen. Aber er kann sie kontrollieren. Effizienz hat ohnehin Grenzen. Denn Menschen verhalten sich nicht wie Zahlen. Der Begriff „Humankapital“ war nicht ohne Grund das Unwort des Jahres 2004.

Mehr als 51 Minuten pro Stunde könne der Mensch überhaupt nicht produktiv sein, sagt die Studie einer österreichischen Unternehmensberatung. Hirnforscher sind überzeugt, ein gelegentlicher Leerlauf erhöhe die Leistungsfähigkeit des Gehirns. Und glückliche Mitarbeiter arbeiten produktiver, belegen Studien des Forschungsinstituts zur Zukunft der Arbeit IZA.

Doch deutsche Führungskräfte verwalten zu viel und vernachlässigen den Faktor Mitarbeiterzufriedenheit. Das ist die Diagnose des Gallup Engagement Indexes, der jedes Jahr die Arbeitsplatzqualität weltweit misst. Viele Mitarbeiter seien innerlich auf dem Absprung, lautet das Urteil für Deutschland. Die Konsequenz: Fehlleistungen, Arbeitsunfälle und Ausfälle nehmen zu. Wenn ein Mitarbeiter wechselt, muss ein Unternehmen laut Gallup im Durchschnitt das Eineinhalbfache seines Jahresgehalts investieren, um die Stelle neu zu besetzen und einen Nachfolger einzuarbeiten. Und der Aufwand für Neubesetzungen wächst – aber das hatten wir ja schon.

Die zehn größten Zeitfresser

1. Meetings

Problem
Führungskräfte sitzen die Hälfte ihrer Arbeitszeit in Meetings, Mitarbeiter etwas weniger. Das Schlimme daran ist, dass die meisten Besprechungen erfolglos sind. Zu viele, zu lang, zu unkonkret, lauten die Symptome. Die Konsequenz: Statt zuzuhören, lesen Mitarbeiter E-Mails, quatschen mit ihren Sitznachbarn, träumen oder schlafen ein. Die Wirtschaft kostet das im Jahr Millionen – und die Mitarbeiter Nerven. Schlechte Meetings können krank machen, haben Forscherinnen der TU Braunschweig herausgefunden. Höchste Zeit, die Unkultur zu stoppen.

Ausweg
Gute Besprechungen haben ein Ziel und eine Agenda, die alle Teilnehmer kennen. Benennen Sie einen Moderator, der die Tagesordnung verfolgt und Entscheidungen sucht. Dass jeder zu einem Meeting einladen kann und erst einmal schaut, was andere sagen, ist keine gelebte Demokratie, sondern der sichere Weg in die Ineffizienz. Für ein gegenseitiges Update ist eine kurze Besprechung im Stehen besser. Und für die bessere Planung empfiehlt es sich, nicht nur ein Geld-, sondern auch ein Zeitbudget für Projekte festzulegen. Das hilft, den Austausch besser zu organisieren und den Meeting-Wahn zu bremsen.

  • 1,5 Tage verbringt ein Mitarbeiter im Durchschnitt pro Woche in Meetings.
  • 67 Prozent aller Meetings werden von Führungskräften als Misserfolg bezeichnet.
  • 60 Millionen US-Dollar verliert ein Konzern mit 10.000 Mitarbeitern durchschnittlich pro Jahr, weil die Teilnehmer in Meetings E-Mails bearbeiten statt zuzuhören.

2. E-Mails

Problem
Im Durchschnitt verwendet ein Mitarbeiter jede Woche einen vollen Arbeitstag auf die Bearbeitung von E-Mails. Statt alte Mails zu lesen, ist die Verlockung groß, das Postfach fortwährend zu aktualisieren – was auf Kosten der Aufmerksamkeit geht. Und weil jeder jederzeit seine E-Mails checkt, nutzen viele Kollegen die Kopierfunktion in der Mail als Ersatz für eine Mitarbeiterkommunikation. Das wird nur noch dadurch übertroffen, dass jemand auf eine Massen-E-Mail antwortet – natürlich an alle in cc.

Ausweg
Experten empfehlen, E-Mails nur dreimal am Tag zu bearbeiten. Selbst wenn Sie nur einmal pro Stunde Ihr Postfach checken, reduziert sich Ihr Stresslevel deutlich. Verteilen Sie die Verantwortung für Sammeladressen wie „presse@“ und fassen Sie E-Mails nicht zweimal an (siehe „Aufschieberitis“ unter Punkt fünf). Im Idealfall ist Ihr Postfach am Ende des Tages leer und jede E-Mail bearbeitet, archiviert oder gelöscht. Last but not least: Reagieren Sie nicht auf cc-Mails, auch nicht mit „Danke“, „Gut zu wissen“ oder einem Vorschlag zur Güte. Wer Feedback will, soll Sie direkt ansprechen und nicht die Kopierfunktion der Mail als Kommunikationskanal missbrauchen!

  • 8 Arbeitsstunden pro Woche investieren Mitarbeiter fur das Schreiben und Beantworten von E-Mails.
  • 36 Mal pro Stunde überprüft ein Mitarbeiter im Durchschnitt seine E-Mails.
  • 150 E-Mails pro Tag erhalten Führungskräfte im Durchschnitt.

3. Social Media

Problem
Die Versuchung ist groß, Facebook, Twitter und Instagram stündlich zu checken. Zumal unsere Aufmerksamkeitsspanne inzwischen statistisch gesehen unter der eines Goldfischs liegt. Gelegentliches Surfen kann Psychologen zufolge die Produktivität erhöhen, wenn es keine geistreiche Tätigkeit ist. Treiben lassen im Netz ist aus Sicht der Produktivität also erlaubt und sogar förderlich. Tweets oder Whatsapp- Nachrichten kosten unterm Strich extra Zeit, weil sie die Konzentration schwächen.

Ausweg
Forscher empfehlen Arbeitgebern, privates Surfen im Netz zu erlauben und private E-Mails einzuschränken. Versuchen Sie sich daran zu orientieren, falls Ihr Arbeitsvertrag keine Regelung formuliert. Twitter, Facebook und Instagram sind für viele Pressesprecher von Berufswegen Pflicht. Wenn Sie keinen Account betreuen, setzen Sie sich feste Zeiten für Social Media – und lassen Sie sich nicht zu oft ablenken.

  • 8 Sekunden beträgt die Aufmerksamkeitsspanne des Menschen.
  • 12.000 Euro kostet ein Unternehmen die Störung durch Social Media, private Mails und Messages an einem Büroarbeitsplatz pro Jahr.

4. Bürokratie

Problem
Ohne Regeln geht es nicht, auch nicht im Job. Arbeitsschutz, Gleichstellung, Qualitätsmanagement – viele Standards sind zum Guten da. Doch der Aufwand wächst. 70 Prozent der Unternehmen in Deutschland verlangsamen laut Boston Consulting Prozesse durch eine komplizierte Verwaltung. Viele Mitarbeiter sind genervt von Anträgen und Abstimmungsschleifen, die sie berücksichtigen müssen. Der US-Konzern Netflix hat als Gegenwehr eine „Anti-Regeln-Freiheitsphilosophie“ etabliert. Statt auf Kontrollen und Vorschriften setzt das Unternehmen auf die Eigenverantwortung jedes Einzelnen. Getreu dem Motto: Vertrauen ist gut, kontrollieren können andere.

Ausweg
Der deutsche Staat errechnet fortwährend die Bürokratiekosten für Unternehmen und will entschlacken. Evaluieren auch Sie Ihre internen Verwaltungskosten und überprüfen Sie Arbeitsabläufe. Vereinfachen Sie Prozesse. Investieren Sie in elektronische Systeme, die Mitarbeiter leicht und schnell bedienen können. Und vor allem: Nutzen Sie eine einfache Sprache, die jeder versteht.

  • 69 Tage im Jahr opfern Mitarbeiter im Durchschnitt weltweit für administrative Tätigkeiten.
  • 45,27 Milliarden Euro betragen die jährlichen Bürokratiekosten für die deutsche Wirtschaft allein aus Informationspflichten des Bundesrechts.

5. Aufschieberitis

Problem
Wer den ganzen Tag E-Mails liest, in Besprechungen sitzt und sich um die Verwaltung kümmert, vertagt Projekte – die Zeit reicht ja hinten und vorne nicht. Doch wenn Sie Dinge auf die lange Bank schieben, erhöhen Sie den Aufwand, sich später wieder einzuarbeiten. Vorausgesetzt, Sie finden die Unterlagen überhaupt noch. Mit den Punkten auf der To-do-Liste steigt der Frust, sinkt die Motivation – und ärgern sich die Kollegen.

Ausweg
Planen Sie Aufgaben realistisch und kalkulieren Sie Zeiten für Administratives und Unvorhergesehenes ein. Machen Sie einen Schritt nach dem anderen und setzen Sie sich klare Ziele und Fristen, mit denen auch andere planen können. Schließen Sie Aufgaben ab, um den Kopf frei für Neues zu haben. Und wenn es mal nicht klappt, weil die aktuelle Nachrichtenlage dazwischenfunkt: Investieren Sie Zeit für und Mühe in eine gute Ablage.

  • 23 Minuten dauert es im Durchschnitt, bis sich Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung wieder auf eine Aufgabe konzentrieren können.
  • 10 Prozent ihrer Arbeitszeit verbringen Arbeitnehmer mit der Suche nach fehlendem Arbeitsmaterial.

6. Spontaneität

Problem
Nichts gegen Spontaneität. Bleiben Sie flexibel! Doch Spontaneität geht auf Kosten der Effizienz, wenn Mitarbeiter nicht wissen, was sie zu tun haben, welche Fristen gelten, wann Abstimmungen anstehen oder Vorgesetzte erreichbar sind. Wichtige Projekte können der täglichen Routine zum Opfer fallen, wenn Sie keine Zeit für sie einplanen. Am Schluss siegen Meetings, E-Mails und die Twitter-Timeline. Wer plant, gewinnt Zeit – und schafft Raum für wirklich Unvorhergesehenes.

Ausweg
Welttag, Firmenjubiläum, Bundestagswahl: Viele Kommunikationsanlässe und Maßnahmen sind abseh- und damit planbar. Legen Sie einen Themenplan an. Aktualisieren Sie und nutzen Sie ihn regelmäßig. Definieren Sie klare Ziele und Projekte für sich und Ihr Team. Eine Übersicht über anstehende Projekte hilft, Aufgaben zu priorisieren und Ressourcen einzufordern.

  • 51 Minuten pro Stunde konnen Mitarbeiter produktiv nutzen.
  • 23 Minuten pro Arbeitsstunde nutzen Mitarbeiter de facto nicht produktiv.
  • 56 Prozent der Produktivitat geht durch schlechte Planung verloren.

7. 100 Prozent

Problem
Immer erreichbar, immer im Einsatz, immer einhundert Prozent? Das kann nicht gutgehen. Ablenkung kostet Konzentration. Und Perfektionismus frisst Zeit. Bei vielen Projekten reichen laut dem sogenannten Paretoprinzip 80 Prozent: Eine 80-Prozent-Lösung benötigt nur 20 Prozent der Zeit – die restlichen 20 Prozent verschlingen 80 Prozent der Zeit. Wenn Sie sich daran orientieren, können Sie sich viel Zeit sparen und Neues realisieren. Die Kunst liegt darin, zu erkennen, welche Projekte mit 80 Prozent ausreichend umgesetzt sind.

Ausweg
Klären Sie die Erwartungshaltung an Projekte und passen Sie Ihre Pläne an. Dank guter Planung wissen Sie, wenn etwas nicht umsetzbar ist, und können Nein sagen. Nur mehr Ressourcen bringen dann noch mehr Leistung. Trauen Sie sich im Team klar zu sagen, wenn Sie nicht gestört werden wollen. Das hilft, Unterbrechungen zu reduzieren.

8. Tratsch

Problem
Der Flurfunk ist der wohl meistfrequentierte Kommunikationskanal in Unternehmen. Ein Plausch mit Kollegen verbessert das Betriebsklima. Doch zu viel Tratsch belastet die Stimmung – und das Arbeitszeitkonto. Wer es mit den Lästereien übertreibt, schadet dem Unternehmen in doppelter Hinsicht.

Ausweg
Für Ihr Gewissen: Stoppen Sie Lästereien. Für Ihr Zeitmanagement: Tratschen Sie beim Lunch und vernetzen Sie sich mit unterschiedlichen Kollegen über den Büroflur hinaus.

  • 65 Stunden im Jahr verbringt ein Angestellter durchschnittlich mit Büroklatsch.

9. Miese Technik

Problem
Der Drucker streikt, die Seite lädt nicht und die Software hängt? Technikprobleme frustrieren. Einer Umfrage zufolge ist jeder dritte Büroangestellte in Deutschland genervt und gibt an, durch fehlerhafte Technik Zeit zu verlieren. Nur wenige gestehen, nichts von Scanner, Beamer oder Videokonferenz zu verstehen. Deutlich mehr, jeder Vierte, verliert Zeit, weil er andere Kollegen dabei unterstützt, sie zu bedienen.

Ausweg
Investieren Sie in eine gute digitale Infrastruktur und schulen Sie Ihre Mitarbeiter. Versuchen Sie, auf Papier zu verzichten – und bekämpfen Sie so nachhaltig den Papierstau im Etagendrucker.

  • 38 Minuten eines Arbeitstags verlieren Büroangestellte in Deutschland nach eigenen Angaben durch Technikprobleme.
  • 8 Minuten kostet es Angestellte durchschnittlich, bis ihr Drucker einsatzbereit ist.

10. Fehlende Fehlerkultur

Problem
Aus Fehlern lernt man – bestenfalls. Im schlechtesten Fall verschweigen Mitarbeiter Fehler, weil sie Angst vor Konsequenzen haben. Wenn es in Unternehmen keinen guten Umgang mit Fehlern gibt, werden nicht weniger Fehler gemacht, sondern weniger Fehler behoben. Und das bedeutet, Zeit geht verloren, weil irgendwer noch an etwas festhält, was längst beendet gehört. Sparen Sie sich die Zeit!

Ausweg
Sprechen Sie Fehler offen an und denken Sie konstruktiv. Was kann das Unternehmen daraus lernen? Schaffen Sie einen Raum, um Fehler zu melden, und bleiben Sie konsequent lernbereit. Statt Angst und Stagnation gewinnen Sie so eine echte Fehlerkultur.

 

 
 


randbemerkung

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