Visuell ansprechende Umfragen machen Spaß. (c) Getty Images/zakokor
Visuell ansprechende Umfragen machen Spaß. (c) Getty Images/zakokor
Mitarbeiterbefragung

Interne Umfragen: Wie man die Beteiligung erhöht

Mitarbeiterumfragen begleiten Change-Prozesse und bewerten Führungskräfte. Doch was tun, wenn die Beteiligung niedrig ist oder das Ergebnis schlecht?
Matthias Frye
Stefan Max

Befragungsmüdigkeit ist ein Problem für Unternehmen: Werden die Umfragen nur unmotiviert oder gar nicht ausgefüllt, sinken Datenqualität und Beteiligungsquote. Für Letztere gilt folgende Faustregel: 66 Prozent Beteiligungsquote ist das Mindestziel bei Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern, um valide Auswertungen im Sinne der Repräsentativität durchführen zu können. Bei kleineren Gruppen erhöht sich dieser Wert. Als Mindestgröße empfiehlt sich eine Teilnehmerzahl von fünf Personen. Neben der Beteiligungsquote kann aber auch die Datenqualität sinken, wenn die Befragung im Vorfeld nicht optimal kommuniziert wurde oder die Fragebogengestaltung nicht zur Zielgruppe passt.

Was tun gegen Befragungsmüdigkeit?

Befragungsmüdigkeit zu beheben, ist gar nicht so schwierig – besser ist jedoch, sie kommt gar nicht erst auf. Deshalb sollten Sie die Befragung und ihren Zweck möglichst frühzeitig kommunizieren, sodass die Teilnehmer Zeit für Fragen haben und im Idealfall eigene Ideen einbringen können.

Der Mitarbeiter sollte auf keinen Fall von der Umfrage überrascht werden, sondern sie bereits erwarten und einplanen können. Wenn möglich, binden Sie Multiplikatoren ein, zum Beispiel aus der Geschäftsführung, die für die Wichtigkeit der Sache werben.

Schaffen Sie außerdem in allen Phasen Transparenz. Erläutern Sie die einzelnen Schritte und Ziele der Befragung so, dass die Mitarbeiter verstehen, was genau auf sie zukommt und was die Befragung letztendlich bewirken soll. Lassen Sie die Mitarbeiter auf keinen Fall allein, wenn es an das Ausfüllen der Umfrage geht. Empfehlenswert ist es, Ansprechpartner zu benennen, die den Mitarbeitern hierarchisch gleichgestellt sind. Diese Vertrauenspersonen werden im Vorfeld geschult. Haben Sie eine längere Feldphase, empfiehlt es sich, die Teilnehmer wiederholt zum Mitmachen zu motivieren, etwa mit Posteraushängen im Unternehmen oder einem für alle sichtbaren Countdown.

Studien belegen, dass ein kontinuierlicher Umfrageprozess bei den Mitarbeitern das größtmögliche Maß an Zufriedenheit erzeugt. Daher sollen jährliche Mitarbeiterbefragungen um kontinuierliche Umfrageformate ergänzt werden. Eine Vollerhebung bei 150.000 Mitarbeitern mit einem breiten Fragenkatalog kann zum Beispiel ein- bis zweimal jährlich nachbefragt werden. Projektnachbefragungen in kleinen Projektteams wiederum sollten sich nach der Anzahl der Projekte richten und damit häufiger durchgeführt werden. Prüfen Sie, ob kontinuierliche Umfrageformate Ihre Ziele unterstützen, und erklären Sie den Mitarbeitern den Mehrwert.

Mit negativen Ergebnissen arbeiten

Geben Sie Ihren Mitarbeitern nach Abschluss jeder Befragung möglichst zeitnah einen Überblick über die Maßnahmen, die Sie aus den Ergebnissen ableiten, sowie eine Ankündigung, wie und wann diese Maßnahmen durchgeführt werden. Bedenken Sie aber: Auch schlechte Ergebnisse sind Ergebnisse – diese nicht zu kommunizieren und zu hoffen, dass es besser wird, ist Wasser auf die Mühlen latent befragungsmüder Mitarbeiter. Egal ob negatives, sarkastisches oder überhaupt kein Feedback: Fragen Sie nach den Gründen und ergreifen Sie passende Gegenmaßnahmen.

Kommunizieren Sie dann die Fortschritte der Maßnahmen und verfolgen Sie diese Fortschritte wiederum in einer Folgewelle (Pulsumfrage) nach. Wenn dieser Kommunikationsprozess zeitnah zum Befragungsende umgesetzt wird, sehen die Mitarbeiter schnell konkrete Verbesserungen – was sie wiederum für die nächste Umfrage motiviert.

Fünf Tipps, damit Umfragen Spaß machen

1. Nutzen Sie technologische Hilfsmittel zur Gestaltung 
Begeistern Sie die Teilnehmer durch die Visualisierung des Fragebogens. Das Ausfüllen soll zum Weitermachen animieren. Sorgen Sie für Abwechslung im Layout. Es gibt einen großen Werkzeugkasten an Fragetypen, die über das traditionelle Angebot von Radiobuttons und starren Matrixfragen hinausgehen. Nutzen Sie zum Beispiel Slider, binden Sie Bilder oder Emojis ein. Lassen Sie außerdem Fragen rotieren: Nicht jeder Teilnehmer muss alle Fragen beantworten. Bauen Sie spielerische Elemente in den Fragebogen ein und interagieren Sie mit dem Befragten, zum Beispiel durch Filter, spezifische Anschlussfragen oder Diagramme, die die Antwort des Einzelnen im Verhältnis zum Gesamtergebnis stellen.

2. Räumen Sie technologische Hürden aus dem Weg
Wie erreichen wir Mitarbeiter, die keinen Arbeitsplatzrechner besitzen? Gibt es im Betrieb Laufwege, die von vielen Mitarbeitern regelmäßig passiert werden, bietet sich die Nutzung von Kiosk-PCs an – zum Beispiel in der Nähe der Kantine. Die Zugänge zur Umfrage können beispielsweise über zuvor in den Abteilungen anonym ausgeloste und in Papierform überbrachte Zugangsdaten erfolgen. Sind die Mitarbeiter in kleinen Gruppen über verschiedene Standorte verteilt, kann auch die Nutzung privater Smartphones in Betracht gezogen werden. Allerdings sollte insbesondere bei diesem Ansatz der Betriebsrat mit einbezogen werden – was ohnehin bei Mitarbeiterbefragungen zu empfehlen ist. Informieren Sie die Mitarbeiter außerdem darüber, dass die Umfrage innerhalb der Arbeitszeit durchgeführt werden soll.

3. Passen Sie die Sprache an die Zielgruppe an
Neben Antwortskala und Umfragemedium haben Wortwahl und Wortreihenfolge einen hohen Einfluss auf das Antwortverhalten. Halten Sie die Sprache einfach, wählen Sie kurze Sätze, sparen Sie an Fremdwörtern und Umgangssprache. Insbesondere Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mehrsprachig, in verschiedenen Kulturkreisen, befragen, sollten sich sprachlich an den Zielgruppen orientieren und den Fragebogen testen, bevor eine Umfrage ins Feld geht.

4. Muttersprache ist ein Muss
Auch wenn die Übersetzung einen finanziellen Aufwand darstellt, sind Fragen in der jeweiligen Sprache des Mitarbeiters viel besser verständlich und erhöhen die Teilnahmebereitschaft. Achtung: Wenn Fragen durch einen externen Dienstleister übersetzt werden, müssen sie nochmals durch einen Muttersprachler im Unternehmen überarbeitet werden, um die jeweilige Firmensprache zu treffen und ungewollte Verwirrungen oder Anspielungen zu vermeiden.

5. Stichprobengröße – es muss nicht die Vollerhebung sein
Eine Vollerhebung im Ein- bis Zweijahresrhythmus ist die gängige Praxis bei Mitarbeiterbefragungen. Wird die Befragungsfrequenz erhöht, muss nicht zwingend das gesamte Unternehmen zur gleichen Zeit befragt werden, um trotzdem ein Gesamtbild zu erhalten. Nutzt man ein monatliches „Rolling Sample“, können den verschiedenen Abteilungen situationsbezogene Fragen sowie Standardfragen gestellt werden. Wird auf ihre konkrete Situation und Rolle im Team eingegangen, bringen sich die Teilnehmer in der Regel engagierter ein als bei eher allgemein gehaltenen Fragen. Weiterer Vorteil: Die Aktualität der Ergebnisdaten in Bezug auf die Standardfragen ist um ein Zwölffaches höher als bei einer jährlichen Vollerhebung.

 

 
 


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