Mit der Coronakrise kam die Dringlichkeit, die interne Kommunikation im Diakonischen Werk im Kirchenkreis Recklinghausen zu digitalisieren, um die über 1.707 Mitarbeitenden schnell und vor allem sicher zu erreichen. Die Entscheidung fiel auf die Mitarbeiter-App von Beekeeper, welche innerhalb von wenigen Wochen ausgerollt wurde. Christina Ritz, verantwortlich für das Personalmarketing, appelliert an Gesundheitsbetriebe: „Es gibt keinen besseren Zeitpunkt, digital aufzurüsten. Nach jahrelangem Winterschlaf hat die Krise auch Kritiker erkennen lassen: Die Gesundheitsbranche muss digitalisieren.“
Mit der Krise kam die Dringlichkeit: App in wenigen Wochen
Jeden Tag sorgen die Mitarbeitenden des Werks für das Wohl und die Pflege der am stärksten gefährdeten Gruppen in unserer Gesellschaft. Neben der Altenpflege und Einrichtungen für Menschen mit Behinderung gibt es die Jugendhilfe oder zahlreiche diakonische Beratungsdienste. Die Hälfte aller Mitarbeitenden haben nur einen eingeschränkten Zugriff auf einen PC und ihre E-Mails. Besonders Mitarbeitende in der Pflege waren schwer an ihrem Arbeitsplatz zu erreichen, da sie direkt „am Menschen“ arbeiten. Mitteilungen über herkömmliche Kommunikationskanäle wie E-Mail oder Plakat waren so nicht immer zielführend. Um vor allem das Wohl der Klienten und Mitarbeitenden während Corona sicherzustellen, wurde die digitale Plattform Beekeeper im März eingeführt.
„Unser Ziel war es, alle Mitarbeitenden schnell und unkompliziert über Veränderungen, Schließungen und neue Verhaltensregeln auf dem Laufenden zu halten und in einen Austausch mit ihnen zu kommen. Wir hatten auch Mitarbeitende in Kurzarbeit, die hätten ohne die App nur wenige Informationen erhalten“, so Ritz.
Die Idee, eine Mitarbeiter-App einzuführen, gab es schon lange, aber mit der Krise kam die Dringlichkeit, obwohl nicht jeder gleich überzeugt war. Beekeeper wurde in einer Rekordzeit von wenigen Wochen eingeführt. Zunächst gab es geschäftsfeldübergreifende Kanäle auf der App, mittlerweile hat das Feld Erziehung und Förderung schon seinen eigenen Bereich. Dort tauschen sich Mitarbeitende über Themen aus, die nur ihr Feld betreffen.
Videobotschaften zur aktuellen Lage schaffen Transparenz
Auch die Geschäftsführung des Diakonischen Werks ist von der App überzeugt und nutzt sie, um wichtige Informationen zur aktuellen Lage per Videobotschaft mit allen zu teilen. So wussten alle Mitarbeitenden, ob in Kurzarbeit oder nicht, über wichtige Entwicklungen Bescheid. Für Mitarbeitende wurde ein unkomplizierter Kanal geschaffen, um direkt Fragen zur aktuellen Situation stellen zu können und auch zügig eine Antwort zu erhalten. Insgesamt ist die Geschäftsführung greifbarer geworden, Mitarbeitende fühlen sich miteinbezogen und „gehört“.
In der internen Kommunikation schätzt Ritz vor allem die Schnelligkeit der App, so kann „auf kurzem Dienstweg“ unkompliziert über die App kommuniziert werden: „Mitarbeitende schicken zum Beispiel ein Foto einer Baustelle direkt per Chat an mich und ich kann daraus schnell einen kurzen Beitrag erstellen und diesen veröffentlichen. Diese Art von Zusammenarbeit spart mir viel Zeit und wäre ohne die App nicht möglich.“
Kommunikationskongress: Expertenbeitrag am 17. September
Warum jetzt der beste Zeitpunkt ist, digital aufzurüsten, wie ein „Express-Rollout“ erfolgreich umgesetzt wird, wie sowohl Führungsebene als auch Mitarbeitende von dem Projekt überzeugt werden und wie eine erfolgreiche Krisenkommunikation in der Praxis aussieht, erzählt Christina Ritz am 17. September auf dem Kommunikationskongress.
