Die Datenschutzgrundverordnung der EU bringt neue Informationspflichten und drakonische Bußgelder mit sich. (c) Getty Images/gustavofrazao
Die Datenschutzgrundverordnung der EU bringt neue Informationspflichten und drakonische Bußgelder mit sich. (c) Getty Images/gustavofrazao
Recht

Hilfe, die DSGVO kommt!: Seite 2 von 2

Es bleibt nicht mehr viel Zeit, sich auf die neuen Datenschutzbestimmungen vorzubereiten. Was sich bei externer und interner Kommunikation ändern wird, haben zwei Juristen zusammengefasst.
Melanie Ludolph
Klaus zu Hoene

2. To-dos für die Interne Kommunikation

Von Klaus zu Hoene

Neben den Kunden sind die Beschäftigten die zweite große Gruppe, die von der Datenverarbeitung von Unternehmen betroffen ist. Deren Daten werden für viele Zwecke benötigt, etwa um sie als Nutzer in IT-Systemen anzulegen, um Personalakten zu führen oder ihnen Gehalt auszuzahlen. Der Arbeitgeber bleibt auch nach neuer Rechtslage berechtigt, die Beschäftigtendaten zu solchen Zwecken zu verarbeiten. Neu ist aber, dass er die Mitarbeiter über die Verarbeitung, deren Zwecke und Rechtsgrundlagen detailliert informieren muss.

Aufwand nicht unterschätzen!

Durch die neuen Informationspflichten kommt einige Arbeit auf den Datenschutzbeauftragten und die Mitarbeiter der Internen Kommunikation zu.

Zunächst muss geklärt werden, in welchen Zusammenhängen und zu welchen Zwecken die personenbezogenen Daten der Beschäftigten verarbeitet werden. Diese Arbeit muss ohnehin erledigt werden, weil das Unternehmen verpflichtet ist, sämtliche Verarbeitungstätigkeiten in einem Verzeichnis zu dokumentieren.

Die Zwecke der Datenverarbeitung sind im Unternehmen naturgemäß vielfältig, daher wird schon an dieser Stelle eine Fülle von Informationen zusammenkommen. Aber der Arbeitgeber muss darüber hinaus weitere Informationspflichten erfüllen. Dazu gehören unter anderem:

  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,
  • Datenübermittlungen an Empfänger und ggf. in Staaten außerhalb der EU,
  • Löschfristen,
  • Rechte der Mitarbeiter auf Auskunft, Berichtigung und Löschung,
  • Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde.

Juristen brauchen vielleicht Hilfe

Wenn die Mitarbeiter mit Informationen überflutet werden, sind sie am Ende nicht schlauer. Daher sind Kürzungen sinnvoll und wahrscheinlich unvermeidbar. Der Gesetzgeber fordert sogar ausdrücklich, die Informationen „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln“.

Das ist gerade für den ein oder anderen Juristen eine große Herausforderung, daher sind auch die Mitarbeiter der Unternehmenskommunikation gefragt.

Wie informieren?

Das Gesetz gibt vor, dass die Informationen schriftlich erfolgen, gegebenenfalls auch elektronisch. Soweit das Unternehmen über ein Intranet verfügt, wäre das also der ideale Weg, die Mitarbeiter zu erreichen. Auch Aushänge oder Broschüren, die den Mitarbeitern ausgehändigt werden, kommen in Betracht. Einige Unternehmen haben die Informationen sogar der Gehaltsabrechnung beigefügt, um eine Zustellung zu gewährleisten.

Gelesen, gelacht, gelocht?

Nein, zumindest nicht für den Arbeitgeber. Denn er muss sich als Verantwortlicher an das halten, was er in den Informationen verspricht. Die Aufsichtsbehörden werden es nachprüfen.

Wenn sich also ein Unternehmen auf bestimmte Löschfristen festlegt, muss es diese Fristen einhalten. Da immer noch viele IT-Systeme keine Löschung ermöglichen, keine Löschroutinen vorsehen oder nicht regelmäßig an den Ablauf von Speicherfristen erinnern, kann man an dieser Stelle leicht zu viel versprechen.


Auch interessant: So wird die Interne Kommunikation DSGVO-konform

***

Mehr zum Thema Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) lesen Sie in unserem Dossier.

 

 

 
 

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Kommentare

Falls jemand Probleme beim Umsetzen der DSGVO hat, dem kann ich diesen Beitrag empfehlen. Hier findet man eine gute Übersicht über alle Änderungen: https://mm-digital.com/2018/04/19/dsgvo-was-aendert-sich-fuer-wen-ein-ueberblick/


randbemerkung

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