Die Datenschutzgrundverordnung der EU bringt neue Informationspflichten und drakonische Bußgelder mit sich. (c) Getty Images/gustavofrazao
Die Datenschutzgrundverordnung der EU bringt neue Informationspflichten und drakonische Bußgelder mit sich. (c) Getty Images/gustavofrazao
Recht

Hilfe, die DSGVO kommt!: Seite 2 von 2

Es bleibt nicht mehr viel Zeit, sich auf die neuen Datenschutzbestimmungen vorzubereiten. Was sich bei externer und interner Kommunikation ändern wird, haben zwei Juristen zusammengefasst.
Melanie Ludolph
Klaus zu Hoene

2. To-dos für die Interne Kommunikation

Von Klaus zu Hoene

Neben den Kunden sind die Beschäftigten die zweite große Gruppe, die von der Datenverarbeitung von Unternehmen betroffen ist. Deren Daten werden für viele Zwecke benötigt, etwa um sie als Nutzer in IT-Systemen anzulegen, um Personalakten zu führen oder ihnen Gehalt auszuzahlen. Der Arbeitgeber bleibt auch nach neuer Rechtslage berechtigt, die Beschäftigtendaten zu solchen Zwecken zu verarbeiten. Neu ist aber, dass er die Mitarbeiter über die Verarbeitung, deren Zwecke und Rechtsgrundlagen detailliert informieren muss.

Aufwand nicht unterschätzen!

Durch die neuen Informationspflichten kommt einige Arbeit auf den Datenschutzbeauftragten und die Mitarbeiter der Internen Kommunikation zu.

Zunächst muss geklärt werden, in welchen Zusammenhängen und zu welchen Zwecken die personenbezogenen Daten der Beschäftigten verarbeitet werden. Diese Arbeit muss ohnehin erledigt werden, weil das Unternehmen verpflichtet ist, sämtliche Verarbeitungstätigkeiten in einem Verzeichnis zu dokumentieren.

Die Zwecke der Datenverarbeitung sind im Unternehmen naturgemäß vielfältig, daher wird schon an dieser Stelle eine Fülle von Informationen zusammenkommen. Aber der Arbeitgeber muss darüber hinaus weitere Informationspflichten erfüllen. Dazu gehören unter anderem:

  • Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,
  • Datenübermittlungen an Empfänger und ggf. in Staaten außerhalb der EU,
  • Löschfristen,
  • Rechte der Mitarbeiter auf Auskunft, Berichtigung und Löschung,
  • Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde.

Juristen brauchen vielleicht Hilfe

Wenn die Mitarbeiter mit Informationen überflutet werden, sind sie am Ende nicht schlauer. Daher sind Kürzungen sinnvoll und wahrscheinlich unvermeidbar. Der Gesetzgeber fordert sogar ausdrücklich, die Informationen „in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache zu übermitteln“.

Das ist gerade für den ein oder anderen Juristen eine große Herausforderung, daher sind auch die Mitarbeiter der Unternehmenskommunikation gefragt.

Wie informieren?

Das Gesetz gibt vor, dass die Informationen schriftlich erfolgen, gegebenenfalls auch elektronisch. Soweit das Unternehmen über ein Intranet verfügt, wäre das also der ideale Weg, die Mitarbeiter zu erreichen. Auch Aushänge oder Broschüren, die den Mitarbeitern ausgehändigt werden, kommen in Betracht. Einige Unternehmen haben die Informationen sogar der Gehaltsabrechnung beigefügt, um eine Zustellung zu gewährleisten.

Gelesen, gelacht, gelocht?

Nein, zumindest nicht für den Arbeitgeber. Denn er muss sich als Verantwortlicher an das halten, was er in den Informationen verspricht. Die Aufsichtsbehörden werden es nachprüfen.

Wenn sich also ein Unternehmen auf bestimmte Löschfristen festlegt, muss es diese Fristen einhalten. Da immer noch viele IT-Systeme keine Löschung ermöglichen, keine Löschroutinen vorsehen oder nicht regelmäßig an den Ablauf von Speicherfristen erinnern, kann man an dieser Stelle leicht zu viel versprechen.


Auch interessant: So wird die Interne Kommunikation DSGVO-konform

***

Mehr zum Thema Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) lesen Sie in unserem Dossier.

 

 

 
 

ps/NEWS: Der Newsletter für PR-Profis

 

Ob wichtige Nachrichten, Hintergründe, Case Studies oder aktuelle Debatten: Mit den ps/NEWS erhalten Sie die wichtigsten Informationen der Kommunikationsbranche kostenlos in Ihre Mailbox.
 

CAPTCHA

This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.

Kommentare

Falls jemand Probleme beim Umsetzen der DSGVO hat, dem kann ich diesen Beitrag empfehlen. Hier findet man eine gute Übersicht über alle Änderungen: https://mm-digital.com/2018/04/19/dsgvo-was-aendert-sich-fuer-wen-ein-ueberblick/


randbemerkung

Bitte achten Sie bei Ihren Beiträgen unsere Netiquette.

Das könnte Sie auch interessieren.

Fototermin mit Maske bei Roche: Bundesgesundheitsminister Jens Spahn (l.) und der bayerische Ministerpräsident Markus Söder. (c) picture alliance/dpa | Peter Kneffel
Foto: picture alliance/dpa/Peter Kneffel
Lesezeit 7 Min.
Bericht

Kontrollierte Offensive

Die Welt hofft, dass die Pharmaunternehmen bald einen Impfstoff gegen das Coronavirus finden. Die Industrie selbst gibt sich vorsichtig: Zu große Erwartungen will sie nicht wecken. »weiterlesen
 
Kommunikation ist gerade jetzt wichtig. Aber auf das Wie kommt es an. (c) Getty Images/Picturesque Japan
Foto: Getty Images/Picturesque Japan
Lesezeit 4 Min.
Essay

Bescheidene Krisengewinner

Die Coronakrise ist kein Grund, in Deckung zu gehen. Unternehmen sollten kommunizieren, wofür sie stehen und was sie leisten. Wer zur digitalen Avantgarde gehören möchte, sollte bei Diversität, Familienfreundlichkeit und Klimaschutz nicht rückständig bleiben. »weiterlesen
 
Kolleg:innen helfen einander: eine Hilfe-Community kann die Kommunikationsabteilung entlasten. (c) Getty Images/tutti-frutti
Bild: Getty Images/tutti-frutti
Lesezeit 4 Min.
Ratgeber

Bitte wenden Sie sich an die Community

In vielen Unternehmen hat der digitale Arbeitsplatz Einzug gehalten – oft schneller als geplant. Doch woher die Ressourcen nehmen, um die Kolleg:innen umfassend in die Tools einzuführen? Die Lösung: eine Hilfe-Community. »weiterlesen
 
Greenpeace setzt bei seinen Aktionen auf provokante Motive. 2019 demontierte die NGO das "C" aus dem CDU-Schriftzug am Konrad-Adenauer-Haus. (c) picture alliance/Paul Zinken
Foto: picture alliance/Paul Zinken
Lesezeit 4 Min.
Bericht

Laut und provokant

NGOs wie Greenpeace und der WWF müssen zuspitzen, um Öffentlichkeit und Medien zu erreichen. Wie funktioniert ihr Agenda Setting? »weiterlesen
 
Besteht zwischen Management und Beschäftigten eine Kluft, gelingt Change-Kommunikation kaum.(c) Getty Images/Mariakray
Foto: Getty Images/Mariakray
Lesezeit 1 Min.
Meldung

Top-Down-Kultur erschwert Change-Kommunikation

Wann misslingt die Kommunikation von Veränderungen? Eine Umfrage unter PR-Profis gibt Antworten. »weiterlesen
 
Über Messenger lassen sich aktuelle Informationen automatisiert genau dann ausspielen, wenn Kund:innen und Stakeholder sie brauchen. (c) Getty Images/HStocks
Foto: Getty Images/HStocks
Lesezeit 3 Min.
Gastbeitrag

Warum Whatsapp in den Kommunikationsmix gehört

Newsletter über Whatsapp verschicken? Seit Ende 2019 ist das nicht mehr möglich. Wer nun glaubt, der Messenger sei nicht mehr erfolgreich in der Kommunikationsstrategie einzusetzen, irrt – sagt Messenger-Experte Matthias Mehner und erklärt, warum. »weiterlesen