Um den digitalen Arbeitsplatz mit Leben zu füllen, braucht die Unternehmenskommunikation Unterstützung. (c) Getty Images / golubovy
Um den digitalen Arbeitsplatz mit Leben zu füllen, braucht die Unternehmenskommunikation Unterstützung. (c) Getty Images / golubovy
Digitale Transformation

Fünf Schritte zum digitalen Arbeitsplatz

Um den digitalen Arbeitsplatz mit Leben zu füllen, braucht die Unternehmenskommunikation Unterstützung. Wie diese aussehen kann, weiß unser Gastautor.
Oliver Chaudhuri

Wenn der digitale Arbeitsplatz oder Modern Workplace in einer Organisation mit Leben gefüllt werden soll, braucht es die Unterstützung von (freiwilligen) Helfern. Die Unternehmenskommunikation alleine kann diese Mammutaufgabe nicht bewältigen. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf Multiplikatoren, die andere Mitarbeitende dabei unterstützen, digitale Tools und Arbeitsweisen für sich zu entdecken und zu verinnerlichen.

Sie sind ein unerlässlicher Baustein auf dem Weg zur Akzeptanz moderner Büro-Software. Von informellen Angeboten („Sprich mich gerne an, wenn du eine Frage hast …“) bis hin zu formellen Coaching-Sessions sind Formate aus medial gestützter und persönlicher Kommunikation denkbar. Ganz klar: Hierbei ist die professionelle Unterstützung durch Kommunikationsmanager unerlässlich.

Aktiver Beitrag zur digitalen Transformation

Wie funktionieren die Instrumente? Wie stiften sie Nutzen bei Ihren konkreten Aufgaben? Von welchen Ihrer Erfahrungen können andere profitieren? Antworten auf diese und andere Fragen möchten die Kollegen nicht primär durch eine gut gemeinte Armada von Erklärmedien, Gimmicks oder virtuelle Assistenten und Chatbots vermittelt bekommen.

Nichts kann und soll den persönlichen Austausch ersetzen. Dadurch wird die offizielle interne Kommunikation aber nicht „entwertet“, im Gegenteil: Ihre Protagonisten haben vielmehr die Chance, ihren Wertbeitrag für die digitale Transformation im Inneren herauszustellen und einen aktiven Beitrag für die Etablierung interaktiver und partizipativer Arbeitsweisen zu leisten.

Was braucht es, um die hier skizzierten Champions-Programme zum Erfolg zu führen? Wie kann die interne Kommunikation einen Beitrag leisten und langfristig vernetztes, kooperatives Arbeiten und den Aufbau von Communities online und offline unterstützen?

1. Starke Projektstory – in Wort und Bild

Ziele, Status, Verantwortlichkeiten, Meilensteine – alles unerlässliche Bausteine in der Projektkommunikation. Darüber hinaus braucht es Sinnstiftung und Emotionalität. Die wird zum Beispiel durch einen markanten, (international) verständlichen Projektnamen samt erläuterndem Claim, wiederkehrender Symbolik durch ein aufmerksamkeitsstarkes Visual oder auch einen Avatar erzeugt. Dieser gibt augenzwinkernd Tipps und hilft, Hemmungen gegenüber vermeintlich sperrigen Technologie-Themen abzubauen. Namenswettbewerbe oder Ähnliches sind eine zusätzliche Geste: Schließlich geht es um den digitalen Arbeitsplatz von den Mitarbeitenden für die Mitarbeitenden.

2. Zentraler Informations-Hub

Ein klarer, verlässlicher Ankerplatz für sämtliche Informationen und begleitende Materialien zum Projekt, den digitalen Instrumenten und den Aktivitäten zur Einführung und Verankerung werden von Nutzern und Multiplikatoren gewürdigt. Sie unterstützen beim Wissenstransfer. Eine solche Plattform aufzubauen und zu pflegen, ist Kernaufgabe der Unternehmenskommunikation.

3. Begleit- und Erklärmedien für Multiplikatoren bereitstellen

Was ist meine Rolle? Wie vermittle ich Inhalte? Wie kann ich wertvolle Feedbacks von Nutzern anderen verfügbar machen und die Angebote weiter verbessern? Multiplikatoren brauchen eigens für sie konzipierte und produzierte Medien und Unterstützung, damit sie ihre Aufgaben optimal und gerne ausfüllen können.

4. „Signalling“ sicherstellen

Viel Wertschätzung und eine Prise „digitaler Werkstolz“! Champions, Floorwalker & Co. wollen und müssen anderen signalisieren, dass sie die richtigen Ansprechpartner auf dem kurzen Dienstweg sind. Es mag plump wirken: Doch Buttons, Laptop-Aufkleber, T-Shirts und andere werbliche Materialien sind unverzichtbar, um die Ideen und Möglichkeiten des digitalen Arbeitsplatzes näher an die Menschen zu bringen und auf die Helfer aufmerksam zu machen. Eine dosierte Anwendung hiervon wirkt!

5. Austausch der Multiplikatoren anregen und Feedback-Kanal organisieren

Auch das Community-Building der Multiplikatoren untereinander sollte nicht unterschätzt werden. Wie helft ihr anderen? Was werdet ihr häufig gefragt? Wie geht ihr mit XYZ um? die Feedback-Schleifen bieten Kommunikationsmanagern einen wertvollen Seismograph, bei welchen Themen die Mitarbeitenden noch Schmerzpunkte haben. 

Fazit

Der digitale Arbeitsplatz birgt für die Unternehmenskommunikation die Chance, neue Formen der Kommunikation und Zusammenarbeit zu etablieren und dabei auch das eigene Profil als Coach und Berater der Fachabteilungen zu schärfen. Ohne Mitstreiter wird ihr das allerdings nur schwerlich gelingen. Wer aber gemeinsam mit engagierten Helfern Tools und Arbeitsweisen Schritt für Schritt in einzelnen Teams und Abteilungen ausrollt, bereitet den Nährboden für eine blühende Community-Landschaft weit über die Einführung neuer Software-Lösungen hinaus. 

 

 

 
 

Kommentare

Hm. Das sind mir etwas zu viele Allgemeinplätze. Und zu unspezifisch, was die Möglichkeiten, Anforderungen und auch eventuelle Überforderung der PR anbelangt. Meine PR-Abteilung besteht zum Beispiel aus 2 Personen. Das klingt alles für mich salopp und utopisch gleichermaßen...


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