Erfolgreich Delegieren – Tipps für Führungskräfte (c) Thinkstock/Kritchanut
Erfolgreich Delegieren – Tipps für Führungskräfte (c) Thinkstock/Kritchanut

Freiräume schaffen durch sinnvolles Delegieren

Statt Aufgaben sinnvoll zu delegieren, versuchen die meisten Führungskräfte, alles selbst zu stemmen oder betreiben nur Scheindelegation. Doch: Nur wer delegieren kann, schafft sich den Freiraum für seine wichtigsten Aufgaben. Tipps vom Managementberater Matthias Hettl.
Matthias Hettl

Als Führungskraft können Sie sich persönlich nur in dem Maße weiter entwickeln, wie Sie in der Lage sind, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Es ist wichtig, dass Sie sich klar machen, dass die Anzahl der Aufgaben, die Sie übernehmen können, begrenzt ist, ganz egal wie hart sie arbeiten. Durch Delegieren schaffen Sie sich die Zeit-Ressourcen, um den Aufgaben nachzukommen, die nur Sie als Leader erfüllen können. Deshalb sollte diese Frage als erstes beantwortet werden: "Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst tun?" Neben der Notwendigkeit für Sie, sich zeitmäßig Freiraum zu schaffen, hat die Aufgabendelegation einen weiteren Vorteil: bedeutende und wichtige Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, heißt immer auch, ihnen Wertschätzung entgegen zu bringen. Sie als Chef trauen Ihren Mitarbeitern etwas zu, Sie vertrauen Ihnen. Wenn Sie einem Mitarbeiter Aufgaben übertragen, die er lösen kann, fördert das auch umgekehrt das Vertrauen des Mitarbeiters in Sie als Führungskraft.

Die folgenden fünf Schritte zeigen Ihnen, was Sie beim erfolgreichen Delegieren beachten müssen:

Aufgabenklärung unter vier Augen

Im ersten Schritt führen Sie ein Vieraugengespräch mit dem Mitarbeiter, der eine Aufgabe übertragen bekommt. Stellen Sie sicher, dass er die Aufgabe genau verstanden hat und er weiß, was von ihm erwartet wird. Wichtig ist, dass Sie klare, messbare Ergebnisse vorgeben und das wie, was und warum der Aufgabe besprechen.

Termine festlegen

Im zweiten Schritt legen Sie die Fristen und Fälligkeitstermine fest. Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter auf realistische, aber eher kurze Fristen, denn zu lang gedehnte Zeiträume helfen weder dem Mitarbeiter noch Ihnen. Kurze Fristen lassen sich verlängern, längere Fristen aber in den meisten Fällen nicht verkürzen. Klären Sie, was bis wann abgeschlossen sein soll, wann das Projekt fertig sein wird und wann Sie sich zu Etappenzielen treffen. Wichtig ist, dass Sie die Termine schriftlich festhalten.

Ressourcen klären      

Klären Sie mit dem Mitarbeiter im dritten Schritt ab, welche Ressourcen er benötigt, wie er Zugang dazu bekommt und wo er gegebenenfalls Ersatz finden kann. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist es wichtig, dass Sie auch die Verfügungsgewalt über die notwendigen Mittel und dem Umfang entsprechend delegieren. Sagen Sie ihm, welche Mittel zur Verfügung stehen, damit er die Parameter der Aufgabe klar vor Augen hat.

Aufgabe übergeben – Nicht mehr einmischen!

Übergeben Sie im vierten Schritt die gesamte Aufgabe, dies bedeutet:nicht mehr einmischen! Wenn Sie die Aufgabe einmal delegiert haben, dann lassen Sie die betreffende Person in Ruhe. Nehmen Sie die Aufgabe nicht wieder an sich, indem Sie sich einmischen oder Aspekte gar nacharbeiten. Bedenken Sie, Sie haben die Aufgabe übergeben. Wenn Ihr Mitarbeiter zu Ihnen kommt und um Hilfe bittet, dann können Sie Vorschläge machen oder einen Ansprechpartner vermitteln, an den er sich wenden kann.

Vereinbarung von Fortschrittsberichten

Der fünfte Schritt des effektiven Delegieren umfasst die Vereinbarung von Fortschrittsberichten. Einigen sie sich, wann und wie oft Fortschrittsberichte (Progress Reports) eingereicht werden sollen. Diese sind insbesondere bei größeren Aufgaben beziehungsweise Projekten Standard beim Delegieren. Fortschrittsberichte ermöglichen zwei Dinge: Erstens, Sie können den Fortschritt des delegierten Projekts beziehungsweise der delegierten Aufgabe verfolgen. Zweitens, der Mitarbeiter weiß, dass er auf dem richtigen Weg ist, wenn Sie seinem Report zustimmen.

Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Führungskraft besteht darin, andere Menschen zu befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen. Dazu müssen Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen. Die Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten, zu motivieren und zu befähigen, dass sie Aufgaben erfolgreich übernehmen, ist eine wesentliche Grundlage für Ihren Erfolg als wirksamer Chef.

 

 
 

ps/NEWS: Der Newsletter für PR-Profis

 

Ob wichtige Nachrichten, Hintergründe, Case Studies oder aktuelle Debatten: Mit den ps/NEWS erhalten Sie die wichtigsten Informationen der Kommunikationsbranche kostenlos in Ihre Mailbox.
 

CAPTCHA

This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.



randbemerkung

Bitte achten Sie bei Ihren Beiträgen unsere Netiquette.

Das könnte Sie auch interessieren.

Es ist besser, transparent zu kommunizieren, als gar nicht. (c) Getty Images/by-studio
Foto: Getty Images/by-studio
Lesezeit 1 Min.
Gastbeitrag

„Auch bei Unsicherheiten kommunizieren“

Jede:r Kommunikationsverantwortliche erlebt die Coronakrise anders. Wie haben sich PR und Öffentlichkeitsarbeit verändert? Was ist wichtiger und was weniger relevant geworden? Vier PR-Profis geben Antworten. Diesmal: Katrin Lauterbach, Head of Communications und Marketing, von Jenoptik. »weiterlesen
 
Kommunikationsoffensive mit Charme: Mit „#BackToOffice – Anflug aufs Büro“ kommunizierte Marten neue Mitarbeiterrichtlinien im Flughafenstil. (c) GettyImages/zakokor
Bild: GettyImages/zakokor
Lesezeit 2 Min.
Gastbeitrag

Ankommen mit Abstand

Nick Marten startete auf dem Höhepunkt der Coronakrise seinen neuen Job. Schnell galt es, den Angestellten unangenehme Wahrheiten zu verkünden. »weiterlesen
 
Besteht zwischen Management und Beschäftigten eine Kluft, gelingt Change-Kommunikation kaum.(c) Getty Images/Mariakray
Foto: Getty Images/Mariakray
Lesezeit 1 Min.
Meldung

Top-Down-Kultur erschwert Change-Kommunikation

Wann misslingt die Kommunikation von Veränderungen? Eine Umfrage unter PR-Profis gibt Antworten. »weiterlesen
 
In der Krise wurde vieles ausprobiert. Jetzt wird ausgemistet und ein Post-Corona-Paket geschnürt. (c) Getty Images/dorian2013
Foto: Getty Images/dorian2013
Lesezeit 3 Min.
Kolumne

Einmal aufräumen, bitte!

Die Interne Kommunikation ist in der Coronakrise gefragt wie nie. Diese Beachtung hat so manchen Ideen beachtlichen Schub gegeben. Gut so! Und jetzt ist es Zeit, den Instrumentenkoffer aufzuräumen – mit Tipps von„Echolot“-Kolumnistin Andrea Montua. »weiterlesen
 
Mitarbeiter wollen inspiriert, motiviert und gecoacht werden. (c) nd3000 / Getty Images
Foto: nd3000 / Getty Images
Lesezeit 5 Min.
Interview

Das Team gewinnt

Wie die Digitalisierung die Rolle von Führungskräften verändert, erleben viele Kommunikationsabteilungen aktuell hautnah. Worauf es in der Zusammenarbeit ankommt, erklären Jan Runau von Adidas und Sabia Schwarzer von der Allianz. »weiterlesen
 
Moderne digitale Kanäle können die Kommunikation dabei unterstützen, Mitarbeitende im Mobile Office zu erreichen. (c) Getty Images / Poike
Foto: Getty Images / Poike
Gastbeitrag

So geht mobile Zusammenarbeit in Krisenzeiten

In Krisenzeiten müssen Unternehmen die Art, wie sie an ihre Angestellten kommunizieren, überdenken. Moderne digitale Kanäle sind dabei unerlässlich.   »weiterlesen