Als Führungskraft können Sie sich persönlich nur in dem Maße weiter entwickeln, wie Sie in der Lage sind, Aufgaben an Ihre Mitarbeiter zu delegieren. Es ist wichtig, dass Sie sich klar machen, dass die Anzahl der Aufgaben, die Sie übernehmen können, begrenzt ist, ganz egal wie hart sie arbeiten. Durch Delegieren schaffen Sie sich die Zeit-Ressourcen, um den Aufgaben nachzukommen, die nur Sie als Leader erfüllen können. Deshalb sollte diese Frage als erstes beantwortet werden: “Was werde ich ab sofort nicht mehr selbst tun?” Neben der Notwendigkeit für Sie, sich zeitmäßig Freiraum zu schaffen, hat die Aufgabendelegation einen weiteren Vorteil: bedeutende und wichtige Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, heißt immer auch, ihnen Wertschätzung entgegen zu bringen. Sie als Chef trauen Ihren Mitarbeitern etwas zu, Sie vertrauen Ihnen. Wenn Sie einem Mitarbeiter Aufgaben übertragen, die er lösen kann, fördert das auch umgekehrt das Vertrauen des Mitarbeiters in Sie als Führungskraft.
Die folgenden fünf Schritte zeigen Ihnen, was Sie beim erfolgreichen Delegieren beachten müssen:
Aufgabenklärung unter vier Augen
Im ersten Schritt führen Sie ein Vieraugengespräch mit dem Mitarbeiter, der eine Aufgabe übertragen bekommt. Stellen Sie sicher, dass er die Aufgabe genau verstanden hat und er weiß, was von ihm erwartet wird. Wichtig ist, dass Sie klare, messbare Ergebnisse vorgeben und das wie, was und warum der Aufgabe besprechen.
Termine festlegen
Im zweiten Schritt legen Sie die Fristen und Fälligkeitstermine fest. Einigen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter auf realistische, aber eher kurze Fristen, denn zu lang gedehnte Zeiträume helfen weder dem Mitarbeiter noch Ihnen. Kurze Fristen lassen sich verlängern, längere Fristen aber in den meisten Fällen nicht verkürzen. Klären Sie, was bis wann abgeschlossen sein soll, wann das Projekt fertig sein wird und wann Sie sich zu Etappenzielen treffen. Wichtig ist, dass Sie die Termine schriftlich festhalten.
Ressourcen klären
Klären Sie mit dem Mitarbeiter im dritten Schritt ab, welche Ressourcen er benötigt, wie er Zugang dazu bekommt und wo er gegebenenfalls Ersatz finden kann. Wenn Sie eine Aufgabe delegieren, ist es wichtig, dass Sie auch die Verfügungsgewalt über die notwendigen Mittel und dem Umfang entsprechend delegieren. Sagen Sie ihm, welche Mittel zur Verfügung stehen, damit er die Parameter der Aufgabe klar vor Augen hat.
Aufgabe übergeben – Nicht mehr einmischen!
Übergeben Sie im vierten Schritt die gesamte Aufgabe, dies bedeutet:nicht mehr einmischen! Wenn Sie die Aufgabe einmal delegiert haben, dann lassen Sie die betreffende Person in Ruhe. Nehmen Sie die Aufgabe nicht wieder an sich, indem Sie sich einmischen oder Aspekte gar nacharbeiten. Bedenken Sie, Sie haben die Aufgabe übergeben. Wenn Ihr Mitarbeiter zu Ihnen kommt und um Hilfe bittet, dann können Sie Vorschläge machen oder einen Ansprechpartner vermitteln, an den er sich wenden kann.
Vereinbarung von Fortschrittsberichten
Der fünfte Schritt des effektiven Delegieren umfasst die Vereinbarung von Fortschrittsberichten. Einigen sie sich, wann und wie oft Fortschrittsberichte (Progress Reports) eingereicht werden sollen. Diese sind insbesondere bei größeren Aufgaben beziehungsweise Projekten Standard beim Delegieren. Fortschrittsberichte ermöglichen zwei Dinge: Erstens, Sie können den Fortschritt des delegierten Projekts beziehungsweise der delegierten Aufgabe verfolgen. Zweitens, der Mitarbeiter weiß, dass er auf dem richtigen Weg ist, wenn Sie seinem Report zustimmen.
Eine Ihrer wichtigsten Aufgaben als Führungskraft besteht darin, andere Menschen zu befähigen, Aufgaben erfolgreich zu übernehmen. Dazu müssen Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen. Die Fähigkeit, andere Menschen anzuleiten, zu motivieren und zu befähigen, dass sie Aufgaben erfolgreich übernehmen, ist eine wesentliche Grundlage für Ihren Erfolg als wirksamer Chef.
