Das personalisierte Intranet

Interne Kommunikation

Gute Kommunikation zeichnet seit jeher eines aus: Je persönlicher und relevanter meine Botschaft ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die potenzielle Zielgruppe die Nachricht oder Neuigkeit auch liest. Die digitale Welt bietet für Personalisierung enorme Möglichkeiten.

Während sich Personalisierung und Customizing als Werkzeuge im Marketing und externer Kommunikation etabliert haben, hinkt die interne Kommunikation noch hinterher. Dabei bietet das Intranet zahlreiche Möglichkeiten der persönlichen Ansprache. Gute Intranets zeichnen sich durch einfachen und strukturierten Zugang zu relevanten Informationen und Services aus. Die Personalisierung von Elementen ist dabei ein echter Relevanz-Booster und Erfolgsfaktor.

Implizite und explizite Personalisierung

Personalisierung oder Customizing im Intranet kann auf zwei verschiedenen Wegen erfolgen.

Bei der impliziten Personalisierung erhalten Mitarbeiter ausgehend von Daten, die dem System zur Verfügung stehen, personalisierte Inhalte. So erhält der Mitarbeiter vom Standort Mannheim standortbezogene Informationen, also den Speiseplan der Kantine Mannheim und nicht den aus München.

Bei der expliziten Personalisierung kann der Mitarbeiter die News von seinem Unternehmensstandort abonnieren. Während die implizite Personalisierung im Hintergrund aufgrund von Daten des Users geschieht, können bei der expliziten Personalisierung die Nutzer selbst entscheiden, welche Informationen sie über die digitalen Kanäle erhalten möchten.

„Mein Arbeitstag“ – das Cockpit als zentrale Einstiegsseite in den Digital Workplace. (c) Novacapta Software & Consulting
„Mein Arbeitstag“ – das Cockpit als zentrale Einstiegsseite in den Digital Workplace. (c) Novacapta

Einige Unternehmen räumen ihren Mitarbeitern darüber hinaus die Möglichkeit ein, Seiten und Inhalte selbst zu gestalten. Der Mitarbeiter kann seine persönliche Einstiegsseite einrichten und festlegen, welche Module dort angezeigt werden sollen. Der User hat somit selbst Einfluss darauf, welche Informationen ihn wie erreichen, und kann die Inhalte nach seinen persönlichen Präferenzen filtern.

Noch wichtiger wird Personalisierung bei dem Thema Kollaboration. Denn digitale Zusammenarbeit, die nicht mehr im Laufwerk, sondern standort- und länderübergreifend stattfindet, hat das Potenzial, für ein gehöriges Chaos zu sorgen. Hier bietet die Personalisierung der Anzeige von Inhalten und Dokumenten enorme Vorteile. Die als Favoriten markierten Team- und Projekträume, die schon auf der Intranet-Startseite integriert sind, erleichtern die schnelle Navigation. Ebenso die Anzeige der zehn zuletzt bearbeiteten Dokumente.

Zentraler Überblick durch Dashboard oder Cockpit

Eine gute Möglichkeit zur Darstellung personalisierter Inhalte sind Dashboards. In vielen Unternehmen werden Dashboards bislang lediglich für die Visualisierung von Unternehmensdaten eingesetzt, dabei sind sie auch ein probates Mittel, um an einer zentralen Stelle personalisierte und nicht-personalisierte Inhalte zusammenzuführen.

Ähnlich wie in einem Cockpit erhalten die Mitarbeiter eine komprimierte Darstellung der für sie wesentlichen Inhalte. Denn wichtig sind für die Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit nicht nur Informationen der Intranet-Startseite, sondern auch Projekte, Aufgaben, Termine und Dokumente für den Tag. Dafür ist ein Dashboard die optimale Lösung, denn hier werden Informationen aus dem Publishing- und dem Kollaborationsbereich aggregiert.

Das Cockpit bringt die relevanten Informationen und Dokumente an einer zentralen Stelle zusammen. (c) Novacapta Software & Consulting

Das Cockpit bringt die relevanten Informationen und Dokumente an einer zentralen Stelle zusammen. (c) Novacapta

Jede Information nur einen Klick entfernt

Um den Digital Workplace möglichst komfortabel zu machen, kann das Dashboard oder Cockpit über einen zentralen Zugriffspunkt geöffnet werden, den der User immer an der gleichen Stelle findet. Damit ist jede Information, jedes Projekt und jedes Dokument nur noch einen Klick entfernt. Und: Ein einheitlicher Einstiegspunkt zu Informationen, Services, Projekte und Teamräumen erhöht die User-Experience und die Akzeptanz der digitalen Zusammenarbeit.

Für Organisationen wird es zunehmend wichtiger, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, in der ihre Mitarbeiter gerne arbeiten und schnell und unkompliziert an Informationen gelangen. Wer ein gut funktionierendes Intranet im Einsatz hat, kann das Potenzial und das Know-how seiner Mitarbeiter optimal ausschöpfen. Im besten Fall fördert diese Arbeitsumgebung auch die Zusammenarbeit. Und mit der richtigen Prise Personalisierung wird die Relevanz des Intranets für den Mitarbeiter erheblich gesteigert und so die Motivation und die Effektivität erhöht.

Mehr zum Thema Personalisierung erklären die Autoren in der Expert Session „Wie Kollaboration und Personalisierung den Digital Workplace der Zukunft verändern“ am 22. September auf dem Kommunikationskongress in Berlin. Weitere Informationen finden Sie unter www.kommunikationskongress.de.

 

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