Hunderte neuer Leads, Verkaufsabschlüsse und unzählige Veröffentlichungen in der Presse. Und das in nur fünf Tagen. Das klingt wie schlechte Werbung einer Marketingbroschüre – ist aber das Ergebnis einer einzigen Messe von Secusmart. Zu den vielfältigen Aufgaben gehörte auch die kommunikative Unterstützung anderer Abteilungen wie Vertrieb und Entwicklung. Messen bieten die optimale Plattform, um verschiedene Kommunikationsaufgaben zusammenzuführen und das Know-how aller Abteilungen für die erfolgreiche Kommunikation zu bündeln.
Ein Ziel festlegen
Doch die Messe ist eine große Bühne auf der viele Beteiligten tanzen. Erfolg hat nur, wer sich von Anfang an Ziele setzt. Das Ziel, das in der Öffentlichkeit bekannt werden soll, kann vieles sein: Ein neues Produkt vielleicht, eine innovative Idee oder auch die Kooperation mit einem anderen Unternehmen. Ist das Ziel klar, muss das Team darauf eingeschworen werden. Die Devise für den Verantwortlichen sollte dabei immer lauten „je einfacher, desto besser“:
- Ein einheitliches Wording – eine Corporate Language – hilft dabei, die richtigen Fakten einheitlich zu kommunizieren
- Der Geschäftsführer setzt als das Gesicht des Unternehmens mit seinen Aussagen klare Statements in der Öffentlichkeit
- Sämtliche kommunikative Aufgaben und Presseanfragen laufen beim Pressesprecher zusammen, der als Unternehmens-Sprachrohr punktuell Spitzen in der Kommunikation nach innen und außen setzt
Materialien bereitstellen
Das Kommunikationsziel wird über mehrere Schienen erreicht: Die Webseite wird mit Neuheiten bespielt und mit messerelevanten Informationen gefüllt. Dazu gehört die Vorstellung neuer Produkte, die über die Bilddatenbank ergänzt werden. Erklärende Broschüren und Flyer unterstützen den Vertrieb in seinen Verkaufsgesprächen. Aktuelle Presseinformationen ermöglichen jedem Journalisten, pünktlich zur Messe alle relevanten Informationen online abzufragen.
Dabei sollte allerdings beachtet werden, dass jeder Journalist – entsprechend der Zielgruppe seines Mediums – andere Vorlieben, Wünsche und Absichten hat. Um diese kennenzulernen, braucht es das persönliche Gespräch. Hier lernt man den Berichterstatter kennen, erfährt vielleicht unbekanntes über das Medium und lernt deutlich, wo der kommunikative Nerv liegt. Und wo würde das besser funktionieren als auf einer Messe?
Vorab zum Redaktionsbesuch
Der chronische Zeitmangel eines Journalisten macht es allerdings nicht leicht, ihn im Trubel der Messe von der Einzigartigkeit des eigenen Unternehmens zu überzeugen. Also sollte er schon im Vorfeld, zum Beispiel bei einem Redaktionsbesuch, zu den spannenden Neuigkeiten informiert werden. Wer Sorge hat, zu viel zu sagen: Einem Journalisten sollte man immer mit Ehrlichkeit und Respekt begegnen – und natürlich mit Informationen.
Als Informationsträger sind USB-Sticks bei der schreibenden Zunft sehr beliebt. Sobald diese ein Branding oder einen ähnlichen Wiedererkennungseffekt haben werden sie damit quasi ganz nebenbei zu einem günstigen Marketinginstrument, das das ganze Jahr an der Unternehmensbekanntheit arbeitet. Auf der Messe sorgen die kleinen Sticks für Aufmerksamkeit und sind dank ihrer Größe ständig problemlos greifbar.
Besuche planen
Ein Messestand braucht allerdings nicht nur Kleines, sondern auch Großes: Besuche der ersten Frau im Staat beispielsweise können die Aufmerksamkeit in der Öffentlichkeit um ein Vielfaches steigern. Es geht natürlich auch eine Nummer kleiner.
Im Vorfeld ist der Aufwand immens. Man muss Kommunikationsmittel erstellen, Hotels buchen, den Messestand abnehmen, das Catering bestellen und Hostessen briefen. Doch auch nach der Messe ist die Arbeit noch nicht getan. In jeder einzelnen Abteilung müssen Gespräche geführt und Kontakte gepflegt werden.
Dien Arbeit lohnt sich, denn der Unternehmenserfolg und das positive Image in der Öffentlichkeit einem gut sortierten Pressesprecher bei der Auswertung der Zahlen Recht geben. So ist ihm sein Budget für den nächsten Messebesuch sicher.
