Viele Tools und ständige Erreichbarkeit können am digitalen Arbeitsplatz zu Stress führen. (c) Getty Images/GlobalStock
Viele Tools und ständige Erreichbarkeit können am digitalen Arbeitsplatz zu Stress führen. (c) Getty Images/GlobalStock
Digitaler Arbeitsplatz

Mehr Kommunikation für weniger Stress

Eine Vielzahl an Tools und die ständige Erreichbarkeit im Homeoffice führen zu Stress. Wie Kommunikationsverantwortliche ihren Kolleg:innen zu mehr digitaler Resilienz verhelfen können.
Oliver Chaudhuri

Videocall reiht sich an Videocall. Chatnachrichten, virtuelle Anstupser und Benachrichtigungen erreichen uns über immer mehr Werkzeuge und Kanäle und verdichten den Arbeitsalltag. Viele Menschen fühlen sich digital erschöpft und haben das Gefühl, in zu vielen Remote-Formaten gleichzeitig verhaftet zu sein. Die Technologie ist für sie kein produktives Hilfsmittel mehr, das verteiltes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht, sondern empfundener Klotz am Bein.

Waren 2020 viele Organisationen vom Einzug oder der Erweiterung digitaler Lösungen rund um interne Kommunikation, Vernetzung und die Zusammenarbeit geprägt, stehen mittlerweile ganz neue Fragen auf der Agenda:

  • Wie vermeiden wir gefühlte Überforderung?
  • Wie helfen wir Nutzern, das Wichtige vom weniger Wichtigen zu trennen?
  • Wie helfen wir, Maß und Mitte zu finden, sodass nicht jeder alles mitlesen und überall dabei sein muss?
  • Sind die Tools noch für die Mitarbeitenden da oder etwa die Mitarbeitenden für die Tools?

Sicherlich, um hierauf zufriedenstellende Antworten zu geben, braucht es die aktive Zuarbeit der IT- und/oder HR-Abteilung. Denn hierbei stehen übergreifende Workplace-Strategien wie die Informationsarchitektur, eine gelungene Nutzerführung und Usability oder auch digitale Führung im Mittelpunkt. Doch auch Kommunikationsmanager können mit ihrer Arbeit einen Beitrag dazu leisten, ihre Kolleginnen und Kollegen resistenter gegenüber digitalem Stress zu machen – denn befähigte Nutzer, die im Umgang mit neuen Tools und Arbeitsweisen medial begleitet werden, sind widerstandsfähigere Nutzer.

Hier einige Beispiele, um Resilienz, Achtsamkeit und Selbstfürsorge am digitalen Arbeitsplatz kommunikativ zu stützen.

1. Skizzieren Sie eine Tool-Landschaft.

Was, womit, wofür? Es sind diese simplen Schlüsselfragen, die Nutzer beantwortet haben möchten. Richtig ist, dass es auch den Kommunikationsexperten im Unternehmen niemals gelingen wird, hierzu eine allumfassende und unzweifelhafte Antwort zu geben – dazu unterliegen die Instrumente und ihre Anwendungsfälle einer zu hohen Dynamik. Dennoch: Zeichnen Sie das „Big Picture“ Ihres digitalen Arbeitsplatzes rund um interne Kommunikation und Zusammenarbeit.

Welche Instrumente helfen, die täglichen operativen Aufgaben zu lösen, persönliche Dateien abzulegen und die eigenen Termine im Griff zu behalten? Wo genau finden Austausch und Interaktion in Teams und Projektgruppen statt? Und wo ist der verlässliche Ankerplatz für geprüfte, redaktionelle Inhalte wie News, Vorlagen oder auch Guidelines?

Die Visualisierung solcher typischen Top-10-Anwendungsfälle als Infografik oder „Use-Case-Atlas“ hilft, das Zusammenwirken scheinbar nebeneinanderstehender digitaler Instrumente eingängig zu erläutern, Synergien aufzuzeigen und digitale Kompetenzen zu erweitern.

2. Verabschieden Sie eine Kommunikations-Etiquette.

Geben Sie sich und anderen ein paar Spielregeln für die virtuellen Besprechungen und Konversationen mit auf den Weg. So trivial es im ersten Moment klingt: Schon ein kurzer „Videoknigge“ kann enorm viel im täglichen Miteinander bewirken. Und so könnte das aussehen: „Besprechungen enden um xx:55h, statt um xx:00h, damit Zeit für eine Bio- und Bildschirmpause bleibt.“ Oder auch: „Wir antworten nicht ad hoc auf jede E-Mail, warum sollten wir das bei einer Chatnachricht tun?“

3. Geben Sie Tipps und Tricks an die Hand.

Benachrichtigungen ausschalten, Stummschalten, Ausblenden, Anwesenheitsstatus verändern, Ruhezeiten aktivieren: Die Instrumente und Apps des digitalen Arbeitsplatzes bieten eine Vielzahl an Funktionalitäten, um Informationsüberfluss entgegenzuwirken. Meist sind diese Tricks und Kniffe nur einen Mausklick entfernt. Erzählen Sie ihren „internen Kunden“, welche Möglichkeiten die Software zur Entschleunigung bietet – und wieso sie bei deren Anwendung gerade nicht Gefahr laufen, etwas zu verpassen, oder gar ein „schlechtes Gewissen“ haben müssen.

4. Kommunizieren Sie wichtige Software-Updates.

Cloud-Software unterliegt dem permanenten Wandel in puncto Sicherheit, Design und Funktionalitätsumfang (das sogenannte Evergreening). Features treten hinzu und lösen bisherige ab, die Tools fühlen sich auf einmal neu oder anders an. Das ist Teil der neuen Arbeitswelt und irritiert viele Menschen („Ups, was habe ich denn hier in den Einstellungen verändert? Habe ich etwas kaputt gemacht?!“).

Kommunikative Begleitung kann helfen, emotionale Hürden abzubauen. Informieren Sie über markante Weiterentwicklungen am „immergrünen Arbeitsplatz“. Sie müssen dafür nicht „Hase und Igel“ mit den Bürosoftware-Anbietern spielen – nicht jedes Service-Update hat die gleich hohe Auswirkung. Priorisieren Sie die Evergreenings gemeinsam mit Ihrer IT: Statt aufwändiger, einmaliger Kampagnen mit „Big Bang“ für den Tag X versprechen dosierte Kommunikationsaktivitäten den nachhaltigeren Erfolg.

5. Ermöglichen Sie Austausch und Feedback-Schleifen.

Hilfe-Communities, in denen neben IT- und Kommunikationsprofis auch „Nutzer wie du und ich“ gegenseitig unterstützen und Antworten auf die inhaltliche Nutzung des digitalen Arbeitsplatzes liefern, erfreuen sich immer stärkeren Zulauf. Schritt für Schritt kann hier das Wissen rund um neuartige Arbeitsweisen und Instrumente gesammelt und anderen zugänglich gemacht werden. „Offene Sprechstunden“ ohne starre Agenda runden das Angebot ab.

Bei zahlreichen internen digitalen Initiativen ist zu beobachten: Die Gewissheit, sich an andere Menschen „aus Fleisch und Blut“ mit ähnlichen Erfahrungen und Herausforderungen wenden zu können, entstresst viele und setzt neue Potenziale frei. Menschen interessieren sich eben nur bedingt für Software – Menschen interessieren sich für Menschen.

Kommunikative Begleitung rund um den digitalen Arbeitsplatz ist ein Schlüsselfaktor, um Akzeptanz für kollaborative Arbeitsweisen zu erzeugen. Kommunikationsmanager tun gut daran, ihren „internen Kunden“ dauerhaft durch Medien und Materialien eine helfende Hand zu reichen. Sie unterstützen sie dabei, digitale Kompetenzen zu entwickeln. Das wiederum ist Voraussetzung, um die neuen Arbeitswerkzeuge dauerhaft verantwortungsbewusst und selbstbestimmt einsetzen zu können. Ein Faktor, der künftig über Bindung und Mitarbeiterzufriedenheit mitentscheidet.

 

 
 

Kommentare

Sehr geehrter Herr Chaudhuri, vielen Dank für den informativen Text. Ein sehr guter Ansatz, Kommunikation ist bestimmt ein wichtiger Schlüssel. Diesbezüglich werden bestimmt noch viele Veränderungen auf uns zukommen. Einen weiteren Artikel, wo beschrieben wird wie Betriebsräte mit dem Thema umgehen finden Sie hier: https://www.ifb.de/news/digitaler-stress-betriebsraete-werdet-aktiv/1651. Wie ich finde auch ein sehr nennenswerter Artikel zu Thema. Liebe Grüße Louis Aarends


randbemerkung

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