Die digitale Transformation der internen Kommunikation ist in vollem Gange. Längst nutzen Unternehmen auch für ihre eigenen Mitarbeiter Blogs, Intranet, Social Media und Apps. Eine Technologie, die viele Kommunikationsprofis der internen Kommunikation hingegen bislang noch relativ selten – im Wortsinne – auf dem Schirm haben, ist das Digital Signage. Damit sind Bildschirme und Infostelen gemeint, auf denen dynamisch Informationen gezeigt werden.
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Digital Signage verändert die Kommunikation im Unternehmen. Genügten früher Schwarze Bretter und Aushänge an neuralgischen Stellen, erwarten Mitarbeiter heute wesentlich mehr, um Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu erfahren, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind.
Vor der Herausforderung, ihre interne Kommunikation zu digitalisieren, stehen einerseits vor allem Unternehmen, die Mitarbeiter in sehr unterschiedlichen Bereichen beschäftigen. Teilweise haben diese keinen festen PC-Arbeitsplatz. Andererseits solche Unternehmen, die bis heute noch viel über Plakate und Aushänge kommunizieren müssen.
Infrage kommt Digital Signage für Unternehmen jeder Größe. Besonders lohnend kann es in Firmen mit vielen Standorten und Produktionsstandorten sowie in Konzernen sein. Als Orte für Montage und Aufstellen sind unter anderem Meetingräume, Empfangsbereiche und Kantinen geeignet.
1. Was es bringt
Mithilfe von Digital Signage lassen sich wichtige Informationen quasi im Vorbeigehen oder in einer Wartesituation vermitteln. Die Technologie ist schnell, aktuell und dynamisch. Sie kann der internen Kommunikation ein Mehr an Interaktivität verschaffen – etwa durch touchfähige Systeme oder durch die Integration von Smartphones.
Digital Signage arbeitet stark visuell. Bewegtbild wirkt dabei nachhaltiger als statische Motive und Text. Schnittstellen zu Datenbanken jeder Art machen aus der Technologie ein potenziell mächtiges Werkzeug, um die Inhalte aus Kanälen wie Social Media, Blogs, Wikis, Kalendern, Wetterdaten oder von Unternehmenswebseiten zu nutzen und zu verlängern.
2. Wie aufwendig es ist
Der Aufwand für die Umsetzung hängt davon ab, ob man als schlanke Lösung nur Bildschirme aufhängt oder eben auch interaktive Kiosksysteme haben möchte. In den meisten Fällen sollte man ein Jahr Projektdauer planen. Dies schließt eine Pilotphase bereits mit ein. In dieser Umsetzungsstufe wird die Lösung auch getestet.
Die folgenden Zeitspannen dienen der groben Orientierung:
- Konzeption von Zielen und Inhalten (1-2 Monate)
- Entwicklung eines Prototypen (1-2 Monate)
- Pilotphase (bis zu 6 Monate)
- Optimierung des Prototypen (1-2 Monate)
- Roll-out in ausgewählten Standorten (pro Standort circa 1-3 Tage)
- Evaluationsphase (an Roll-out anschließend, dauerhaft begleitende Maßnahme)
Für eine Einsteigerlösung mit Digital Signage – zum Beispiel mit der Ausstattung für einen Bereich mit drei Bildschirmen – ist mit bis zu 10.000 Euro für Hard- und Software zuzüglich Montage (circa 1.000 Euro) zu rechnen. Eine zusätzliche Ausgestaltung und das Einbinden weiterer Lösungskomponenten kosten entsprechend mehr.
3. Wie es funktioniert
Die Grundfunktionalität ist bei allen Digital-Signage-Modulen zunächst gleich. Die Steuerung der Inhalte übernimmt ein Computer im Miniaturformat (Player). Er ist mit dem Internet verbunden, um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein. Die abgerufenen Inhalte wie Werbung oder allgemeine Informationen gibt der Player dann an einen oder mehrere angeschlossene Bildschirme weiter.
Redakteure nutzen eine Content-Management-Software für Digital-Signage-Netzwerke wie etwa „Kompas“. Mit der Software kann man Vorlagen nutzen, Inhalte buchen und terminieren, Playlists erstellen, regelbasiert buchen, Rechte verwalten, Standorte einrichten und das Netzwerk überwachen. Viele Informationen müssen auf diese Weise nicht einzeln händisch eingepflegt werden. Stattdessen können dynamische Inhalte aus diversen Quellen wie Social Media, Intranet, Nachrichtenquellen et cetera eingebunden und automatisiert ausgegeben werden. Das A und O ist auch bei dieser Form der Kommunikation ein konzeptionelles Vorgehen.
4. Wie die Einführung gelingt
Am Anfang steht klassische Konzeptarbeit mit Fragen wie diesen: Welche Ziele und Zielgruppen sollen erreicht werden, welche Botschaften vermittelt? Darauf fußen dann alle Maßnahmen sowie die konkrete Umsetzung vor Ort.
So hat beispielsweise das Energieunternehmen EnBW bei der Einführung von Digital Signage in der Mitarbeiterkommunikation zunächst ein neues, dreistufiges Redaktionskonzept entwickelt: Die in den verschiedenen Unternehmensstandorten installierten Digital-Signage-Screens stellen konzernübergreifende Corporate News, Informationen aus den einzelnen Geschäftsbereichen und Neuigkeiten zu den einzelnen Standorten dar.
So erhalten Mitarbeiter quasi en passant Informationen wie Unternehmensnachrichten, Statistiken, Hinweise zu Veranstaltungen, Kantinen-Speisepläne sowie einen Nachrichtenticker und das Wetter auf einen Blick.
Digital Signage ist bei EnBW als Medienkanal in die Redaktionsplanung der internen Kommunikation integriert. Inhalte aus dem konzernweiten Intranet werden auf die grundsätzliche Botschaft verkürzt und zeitgleich zur Veröffentlichung ausgestrahlt. Für einzelne Themen werden Spots mit speziellen Animationen oder Videos erstellt – zum Beispiel die Bewerbung der neuen Mitarbeiterzeitschrift oder ein Kampagnenstart – und exklusiv nur auf den Infobildschirmen ausgespielt.
Digital Signage ist kein Ersatz für das Intranet. Jedoch erweitert und erhöht es die Aufmerksamkeit sogar bei solchen Mitarbeitern im Unternehmen, die das Intranet selten nutzen.
