So löst sich der E-Mail-Wahnsinn in Luft auf (c) Thinkstock/ra2studio
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Effizienter im Büro, Teil 2

Das Postfach unter Kontrolle bringen

Ungelesene E-Mails: 9.528. Wo soll man da anfangen? Coach Sigrid Hess verrät, wie Sie trotz E-Mail-Flut den Überblick behalten und effektiv arbeiten.
Sigrid Hess

Wissen Sie, was eine Postbesprechung ist? Lange vor der Zeit der E-Mail war das eine feste Institution in vielen Büros. Nachdem die Post ausgeteilt war, traf sich das Team – das noch nicht so hieß – oder auch Chef und Sekretärin – die noch so hieß und immer eine Frau war – um miteinander die Eingangspost zu besprechen und zu entscheiden, was mit welchem Schriftstück bis wann gemacht werden soll.

Klingt angestaubt? Ja, sicher. Denn die Zeit, in der Wissen und Informationen nur in bestimmten Rhythmen neu hinzukommt, ist definitiv vorbei. Solche Rhythmen aber geben dem Tag Struktur und signalisieren, dass eine bestimmte Aufgabe für heute erledigt ist. Daraus wächst Befriedigung beim Tun.

Fragt man nach „Informationsflut“ ist die meistgenannte Assoziation das E-Mail-Postfach. Warum nur?

1. E-Mails kommen unaufgefordert

2. E-Mails kennen keinen Rhythmus

3. E-Mails sehen auf den ersten Blick alle gleich aus, während die Wichtigkeit und die Verarbeitungswege sehr verschieden sind. Das ist unseren Gehirnen nicht ganz einfach beizubringen.

Impulse zu funktionierenden Gegenmaßnahmen:

1. Aktives Handeln

Beobachten Sie: Wer schickt Ihnen E-Mails, die Sie zwar haben sollten, aber mit denen Sie nichts tun müssen? Wenn sich aus dieser Erkenntnis Vorgaben („alles was von der Domain beispiel.com kommt“ oder „Newsletter im Betreff hat“) machen lassen, erstellen Sie eine Regel, die diese E-Mails direkt in einen Unterordner („Info“ oder „irgendwann lesen“) verschiebt. Dann bindet sie nicht Ihre Aufmerksamkeit, steht aber auf Klick dennoch zur Verfügung. Wenn Sie nicht einmal das brauchen, bitten Sie den Absender, Ihnen keine E-Mails mehr zu senden.

Seien Sie sich bewusst: Sie sind handelnd! Sie können, je nach Absender:

- höflich um Löschung bitten oder sich selbst aus der Verteilerliste austragen

- die E-Mail per Regel verschieben oder löschen

- den Absender sperren

Prüfen Sie außerdem, wie oft in Ihrem Posteingang der Betreff mit „Re:“ bzw. „AW:“ beginnt. Das alles ist das Echo Ihrer eigenen Korrespondenz. In aller Regel wächst der Posteingang proportional zum Postausgang.

2. Rhythmus etablieren

Halten Sie es mit dem E-Mail-Posteingang wie mit dem Essen: Regelmäßig, aber nicht ständig. Was „regelmäßig“ für Sie bedeutet, hängt von Ihren Aufgaben ab. Wenn Sie Architekt sind, ist das etwas anderes als wenn Sie im Kundendienst arbeiten. Machen Sie mit sich selbst „Posttermine“.

Unterscheiden Sie beim ersten Öffnen des Postfachs die Routinen „Sichten“ und „Bearbeiten“. Beim Sichten geht es darum, die E-Mails herauszufiltern, die sofort bearbeitet werden müssen. Bearbeiten Sie diese und schließen Sie danach Ihr Postfach. Widmen Sie die erste – meist ruhigere – Stunde Ihres Arbeitstags Ihren wirklich wichtigen Aufgaben. Erst danach erledigen Sie die Routine-Aufgaben Ihres Postfaches gebündelt. Der Nutzen ist, dass Sie, ehe Sie sich „allem und jedem“ widmen, schon einen wichtigen Schritt in Ihren hoch priorisierten Aufgaben vorangekommen sind.

3. Werkzeuge zur Verarbeitung kennen

Outlook ist in der Bürowelt das meistgenutzte E-Mail-Programm. Mit langem Abstand folgt Lotus Notes. In beiden Programmen gibt es die oben erwähnte Möglichkeit der Regeln. Outlook bietet ab der Version 2010 zusätzlich die QuickSteps an. Ein Art Mini-Makro, das Routineaufgaben bündelt und mit einem Klick erledigt. Beispielsweise das Antworten, Weiterleiten und Ablegen eines Berichts.

In beiden Programmen haben Sie die Möglichkeit, E-Mails bestimmter Absender im Posteingang farblich hervorzuheben. (Notes: Vorgaben – Absenderfarben, Outlook: Ansichtseinstellungen – Bedingte Formatierung, eine genaue Beschreibung finden Sie hier.)

Dies sind nur wenige Schlaglichter auf die technischen Möglichkeiten, die in der Standardsoftware enthalten sind. Nutzen Sie diese. Die investierte Zeit, die Sie zum Einüben der neuen Routinen benötigen, wird sich schnell auszahlen – durch rascheres Bearbeiten und mehr Professionalität. Seien Sie sich immer bewusst, dass Sie handelnd sind.

 
 

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