Die UK sollte moderne Technologien nutzen, um effizienter zu arbeiten./ Symbolbild: (c) Getty Images/anyaberkut
Die UK sollte moderne Technologien nutzen, um effizienter zu arbeiten./ Symbolbild: (c) Getty Images/anyaberkut
Technologische Vorteile nutzen

5 Schritte zur modernen Kommunikationsabteilung

Der Weg hin zu einer modernen Kommunikationsarbeit und -abteilung erstreckt sich über fünf Schritte. Welche das sind, verrät unsere Gastautorin Venera D'Elia.
Venera D’Elia

Heutzutage geht es für Unternehmen nicht nur darum, Kunden zu verstehen, um sie mit individuellen Botschaften erreichen zu können, sondern auch, dabei möglichst effizient zu sein. In diesem Kontext ist immer häufiger von Künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierung die Rede. Erstaunlicherweise sind viele Firmen daran interessiert, KI zu nutzen, um mit Kunden, Partnern und anderen Stakeholdern besser zu interagieren.

Allerdings sind nur die wenigsten dazu bereit, ihre eigenen internen Kommunikationsprozesse effizienter zu gestalten. Ein Fehler, der sich spätestens dann rächt, wenn die Konkurrenz in Sachen Effizienz vorbeizieht. Darum gilt es, den vorhandenen technologischen Möglichkeiten gegenüber aufgeschlossen zu sein und sie zum eigenen Vorteil zu nutzen. Vor diesem Hintergrund erstreckt sich der Weg hin zu einer modernen Kommunikationsarbeit und -abteilung über fünf Schritte.

1. Schritt: Informieren und Recherchieren

Wer digitale Helfer nutzen möchte, muss sich zunächst einen Überblick darüber verschaffen, welche Tools es überhaupt gibt und welchem Zweck sie dienen. Die Recherche nach passenden Lösungen übernimmt idealerweise ein Mitarbeiter, der technologieaffin ist und gut Englisch spricht – auch deutsche Technologieanbieter kommunizieren überwiegend auf Englisch. Daneben ist es ratsam, den oder die Kollegen aus der Unternehmenskommunikation zu befragen: Welche Tools nutzen sie bereits? Welche Anwendungen kommen in anderen Unternehmensbereichen zum Einsatz? Und lassen sich diese Tools auch für eigene Zwecke nutzen? Auf dieser Basis ist es möglich, eine erste Longlist zu erstellen. 

2. Schritt: Taskforce bilden

Damit sich das Projekt „Moderne Kommunikationsabteilung“ nicht im Sand verläuft, ist es ratsam, je nach Unternehmensgröße entweder ein festes Team oder einen Mitarbeiter zu benennen, das/der die weiteren Schritte verantwortet, das Vorhaben vorantreibt und die Kollegen für das Projekt begeistert. Idealerweise besteht ein solches Team nicht nur aus Kommunikationsexperten, sondern umfasst auch Mitarbeiter aus anderen Abteilungen. Erfahrungsgemäß liefern interdisziplinäre Teams die besten Ergebnisse. Wichtig ist jedoch, dass Unternehmen ausreichend personelle, finanzielle und zeitliche Ressourcen zur Verfügung stellen. Ansonsten ist das Projekt von vornherein zum Scheitern verurteilt.

3. Schritt: Ziele (und Grenzen) setzen

Im Anschluss an die einleitende Recherche ist es eine wichtige Aufgabe der Taskforce, realistische Ziele zu formulieren und Grenzen zu setzen. Wie und in welchem Umfang eine Kommunikationsabteilung ihre Prozesse automatisiert, ist eine höchst individuelle Entscheidung. Während die Ziele meist schnell festgelegt sind – Unternehmen wollen durch den Einsatz von KI üblicherweise Zeit sparen und neue Erkenntnisse gewinnen –, fällt es häufig deutlich schwerer, Grenzen zu ziehen. So sollten Kommunikatoren im Hinblick auf ethische und moralische Aspekte genau überlegen, wie weit sie gehen wollen. Nicht alles, was technisch möglich ist, sollten sie tatsächlich umsetzen. Darum ist es im Zweifel ratsam, die entsprechende Entscheidung zu vertagen und stattdessen gleich zum vierten Schritt überzugehen.

4. Schritt: Experimentieren

Gemäß dem Trial-and-Error-Prinzip vorzugehen, ist im Umgang mit KI-basierten Lösungen und Anwendungen zur Prozessautomatisierung auf jeden Fall empfehlenswert. Hier gilt das Motto: 

Probieren geht über Studieren. Viele Technologieanbieter bieten kostenfreie Probe-Accounts und unterstützen Anwender beim Experimentieren. Indem Kommunikationsabteilungen spielerisch eruieren, welche Lösungen für ihren Bedarf einen wirklichen Mehrwert bieten, leisten sie einen wertvollen Beitrag dafür, die Zukunftsfähigkeit des gesamten Unternehmens zu sichern.

5. Schritt: Loslegen

Sicherlich ist es so, dass sich viele KI-basierte und Automatisierungs-Lösungen noch im Beta-Stadium befinden. Dennoch gibt es etliche Tools, die bereits erprobt sind und überzeugende Ergebnisse liefern. Insbesondere in der Unternehmenskommunikation lassen sich viele Prozesse durch den Einsatz entsprechender Lösungen deutlich effizienter gestalten. Mithilfe sprachgesteuerter Assistenten können Anwender nicht nur einkaufen, sondern auch Grafiken und Fotos bearbeiten. Funktionen wie Sprache-zu-Text, Text-zu-Sprache und Text-zu-Video machen es möglich. Zudem ist es möglich, mehrseitige Word-Dokumente und sogar ganze PowerPoint-Präsentationen KI-basiert zu übersetzen oder Gespräche aufzuzeichnen und zu verschriftlichen. 

 

 
 


randbemerkung

Bitte achten Sie bei Ihren Beiträgen unsere Netiquette.

Das könnte Sie auch interessieren.

Zwar wächst das Vertrauen der Deutschen in Institutionen leicht, sie schauen aber dennoch eher pessimistisch in die Zukunft. (c) Getty Images / AndreyPopov
Foto: Getty Images / AndreyPopov
Studie

Trust-Barometer: Vertrauen in Medien steigt leicht

Zwar ist das Vertrauen der Deutschen in Institutionen leicht gestiegen. Dennoch blicken die Deutschen eher pessimistisch in die Zukunft. »weiterlesen
 
Siemens dachte die interne Kommunikation neu. Heraus kam Coffee Mug. / Kaffeetasse: (c) Getty Images/seb_ra
Kaffeetasse: (c) Getty Images/seb_ra
Gastbeitrag

Wie Coffee Mug die IK bei Siemens verändert

Mit Coffee Mug krempelt Siemens die interne Kommunikation um. Vorbild für die Software sind soziale Medien. »weiterlesen
 
Neben Microsoft will eine Vielzahl weiterer Firmen CO2-neutral werden. / Klimaneutralität: (c) Getty Images/angkhan
Klimaneutralität: (c) Getty Images/angkhan
Analyse

Microsofts Klimaziele – andere sind weiter

Vergangene Woche verkündete Microsoft den Start seiner Klima-Initiative. Welche Unternehmen haben sich noch in Sachen Klimaneutralität positioniert? »weiterlesen
 
Mit vier Fragen zur erfolgreichen Kommunikationsmaßnahme / Psychologie: (c) Getty Images/Feodora Chiosea
Psychologie: (c) Getty Images/Feodora Chiosea
Ratgeber

Wie IK aus psychologischer Sicht gelingt

Psychologische Erkenntnisse helfen bei der Planung der internen Kommunikation. Folgende Fragen sollte man sich dabei stellen: »weiterlesen
 
Change erschüttert unsere Grundbedürfnisse. So kann die interne Kommunikation Unterstützung bieten. (c) Getty Images / andy0man
Foto: Getty Images / andy0man
Kolumne

Wenn Change die Grundbedürfnisse erschüttert

Im Change sind die meisten unserer Grundbedürfnisse erschüttert. Wie kann die interne Kommunikation Mitarbeiter in solchen Situationen unterstützen? »weiterlesen
 
Statt als Gestalter werden Kommunikatoren in vielen Unternehmen nur als Ausputzer tätig. (c) Getty Images / SIphotography
Foto: Getty Images / SIphotography
Essay

Wie Kommunikatoren Krisen vorbeugen können

Krisen sind Sternstunden für Kommunikationsabteilungen: Sie können zeigen, was sie draufhaben. Manche Krise ließe sich allerdings vermeiden, wenn Kommunikatoren mehr Einfluss auf die Unternehmensstrategie hätten. »weiterlesen